GDPR a online formuláře: praktický checklist
Většina textů o GDPR a formulářích končí u „mějte souhlas“. To je zároveň nepřesné a málo. Tohle je checklist, kterým projdete jeden formulář za deset minut a budete vědět, co na něm chybí — a hlavně co na něm být nemusí.
Projděte to shora dolů
- 1
1. Napište si, k čemu data jsou
Jednou větou na účel. „Vyřídit objednávku.“ „Poslat program akce.“ Bez toho nejde rozhodnout nic dalšího.
- 2
2. Ke každému účelu přiřaďte právní titul
Objednávka a přihláška na placenou akci = plnění smlouvy. Odpověď na poptávku = oprávněný zájem. Marketingové e-maily = souhlas. Souhlas není výchozí volba, je to jeden titul ze šesti.
- 3
3. Vyhoďte pole, která k účelu nepotřebujete
Datum narození u kontaktního formuláře, rodné číslo u přihlášky na workshop. Co nesbíráte, nemusíte chránit, exportovat ani mazat.
- 4
4. Odděl marketing od zbytku
Odběr novinek patří do samostatného zaškrtávacího pole, které není předzaškrtnuté a bez kterého jde formulář odeslat.
- 5
5. Informujte, kdo jste a co s daty děláte
Odkaz na zásady ochrany osobních údajů přímo u odesílacího tlačítka. Informační povinnost platí vždy, i když souhlas nepotřebujete.
- 6
6. Rozhodněte, jak dlouho data držíte
Doba není v zákoně vyčíslená — odvíjí se od účelu. Po jeho naplnění odpovědi smažte nebo anonymizujte.
- 7
7. Zkontrolujte, kdo k odpovědím má přístup
Role v týmu nastavte tak, aby na osobní údaje viděl jen ten, kdo je k práci potřebuje.
Časté omyly
„Souhlasím se zpracováním“ u objednávky nedává smysl — objednávku bez údajů vyřídit nelze, takže souhlas by nebyl dobrovolný. Předzaškrtnuté políčko souhlasem není. A odkaz na zásady ochrany údajů informační povinnost splní, ale právní titul nenahradí.
Kde v tom Gatherino pomůže
Data leží na serverech v EU, přenáší se i ukládají šifrovaně a zálohují se denně. Přístup k odpovědím jde omezit rolí i po jednotlivých formulářích, takže brigádník na výdeji nevidí celou databázi.
Ve formuláři si přidáte pole se souhlasem, jehož text si napíšete sami a můžete v něm odkázat na své zásady. Odpovědi jdou mazat jednotlivě i hromadně.
Co Gatherino neudělá: neposoudí za vás, jaký právní titul máte, a nesmaže data samo po uplynutí doby uchování. To zůstává na vás.
Časté otázky
Potřebuju na každý formulář souhlas se zpracováním?
Ne. U objednávky nebo přihlášky bývá titulem plnění smlouvy. Souhlas potřebujete typicky na marketingové e-maily.
Musí být souhlas zaškrtnutý předem?
Nesmí. Předzaškrtnuté políčko není platný souhlas.
Jak dlouho můžu odpovědi držet?
Do naplnění účelu, plus doby, které ukládají jiné předpisy (například účetní). Konkrétní čísla se liší podle typu dat.
Kde mají odpovědi ležet?
Tam, kde to zvládnete doložit. Servery v EU celý problém přenosu údajů do třetích zemí obcházejí.
Souvisí s tímto
Vyzkoušejte Gatherino zdarma
Free plán: 3 formuláře a 100 odpovědí měsíčně. Bez kreditky, data v EU.
Začít zdarma →