GDPR og online formularer: en praktisk tjekliste
De fleste tekster om GDPR og formularer stopper ved »indhent samtykke«. Det er både unøjagtigt og ikke nok. Dette er en tjekliste, du kan gennemgå for én formular på ti minutter for at se, hvad der mangler – og, mere nyttigt, hvad der slet ikke behøver at være der.
Godt at vide: Gatherino-editoren og kontoen findes på engelsk eller tjekkisk. Formularerne, som respondenterne udfylder, kan vises på 18 sprog, herunder dansk.
Arbejd fra top til bund
- 1
1. Beskriv formålet med dataene
Én sætning pr. formål. »Gennemfør bestillingen.« »Send eventprogrammet.« Uden den kan intet andet afgøres.
- 2
2. Angiv et retsgrundlag for hvert formål
Bestillinger og betalte tilmeldinger = opfyldelse af en kontrakt. Svar på en henvendelse = berettigede interesser. Markedsføringsmails = samtykke. Samtykke er ikke standarden; det er ét af seks retsgrundlag.
- 3
3. Fjern felter, som formålet ikke kræver
En fødselsdato på en kontaktformular, et nationalt id-nummer ved tilmelding til en workshop. Det du aldrig indsamler, behøver du ikke beskytte, eksportere eller slette.
- 4
4. Hold markedsføring adskilt fra alt andet
Et tilvalg til nyhedsbrevet hører hjemme i en egen afkrydsningsboks – ikke forudafkrydset og ikke påkrævet for at indsende.
- 5
5. Oplys hvem du er, og hvad du gør med dataene
Link til din privatlivspolitik ved siden af indsend-knappen. Oplysningspligten gælder, selv når du ikke har brug for samtykke.
- 6
6. Fastlæg hvor længe du gemmer data
Der findes ikke noget fast antal – det følger af formålet. Når formålet er opfyldt, skal du slette eller anonymisere.
- 7
7. Kontrollér hvem der kan se svarene
Opsæt teamroller, så personoplysninger kun er synlige for dem, hvis arbejde kræver det.
Almindelige fejl
»Jeg accepterer behandlingen af mine data« på en bestillingsformular giver ingen mening – bestillingen kan ikke gennemføres uden data, så samtykket ville ikke være frivilligt. En forudafkrydset boks er ikke samtykke. Og et link til en privatlivspolitik opfylder oplysningspligten, men giver ikke et retsgrundlag.
Hvor Gatherino hjælper
Data ligger på servere i EU, er krypteret under overførsel og i hvile, og sikkerhedskopieres dagligt. Adgang til svar kan begrænses efter rolle og pr. formular, så en vikar ved receptionen ikke ser hele databasen.
Du kan tilføje et samtykkefelt med en formulering, du selv skriver, og med et link til din egen politik. Svar kan slettes enkeltvis eller samlet.
Det, Gatherino ikke gør: vælge dit retsgrundlag for dig eller slette data af sig selv, når en opbevaringsperiode udløber. Det ligger hos dig.
FAQ
Skal jeg have samtykke til behandling på hver formular?
Nej. Bestillinger og tilmeldinger bygger typisk på opfyldelse af en kontrakt. Samtykke bruges typisk til markedsføringsmails.
Må samtykkeboksen være forudafkrydset?
Nej. En forudafkrydset boks er ikke gyldigt samtykke.
Hvor længe må jeg gemme svar?
Indtil formålet er opfyldt, plus eventuelle perioder, som andre regler kræver (f.eks. bogføring). De præcise tal afhænger af, hvilke data der er tale om.
Hvor bør svar opbevares?
Et sted, du kan redegøre for. EU-servere undgår hele problemet med overførsel til tredjelande.
Relateret
Prøv Gatherino gratis
Gratis plan: 3 formularer og 100 svar om måneden. Intet kreditkort, data hostet i EU.
Kom i gang gratis →