Bekræftelsesmails, der faktisk sparer dig for arbejde
En bekræftelsesmail er den billigste kundesupport, du nogensinde får. Mangler den, eller siger den ingenting, dukker et „hej, gik min tilmelding igennem?“ op inden for to dage. Er den skrevet godt, kommer den mail slet ikke.
Godt at vide: Gatherino-editoren og kontoen findes på engelsk eller tjekkisk. Formularerne, som respondenterne udfylder, kan vises på 18 sprog, herunder dansk.
Hvad den skal indeholde
- Bekræftelse på, at det er gået igennem — i første sætning, ikke i tredje afsnit.
- En opsummering af det, de har udfyldt. Ikke bare „tak“, men hvad de har bestilt eller tilmeldt sig.
- Hvad der sker nu, og hvornår. „Vi svarer inden for to hverdage“ er information; „vi vender snart tilbage“ er ikke.
- Hvordan de kan nå dig, hvis noget er galt — en adresse eller et telefonnummer, ikke en svarløs noreply-adresse.
- Betalingsoplysninger, hvis betaling sker via bankoverførsel. Herunder referencenummer.
Forskellige mails til forskellige personer
Bekræftelsen behøver ikke være én størrelse, der passer alle. Betingede mails sender en besked afhængigt af, hvad personen har svaret: dem, der betaler på forhånd, får betalingsoplysningerne; dem, der betaler ved ankomst, får i stedet en vejbeskrivelse.
Reglerne evalueres oppefra og ned, og den første regel, der matcher, vinder. Derfor hører den generelle mail til sidst som sikkerhedsnet.
Ud over mailen til respondenten er det en god idé at opsætte en notifikation til dit eget team. Den behøver ikke være flot, blot hurtig, med et direkte link til svaret.
Det bør du undgå
Læg ikke markedsføring, der ikke har noget med sagen at gøre, i en bekræftelse — den har en høj åbningsrate netop fordi folk venter information. Og vedhæft ikke noget, de ikke forventer; en opsummerings-PDF ja, et katalog nej.
Sådan sætter du det op i Gatherino
På formularen aktiverer du bekræftelsesmailen, skriver teksten og indsætter værdier fra svaret. Du kan eventuelt vedhæfte en opsummerings-PDF, inklusive underskriften, hvis formularen indsamler en underskrift.
Teammeddelelsen er en separat indstilling, så du kan sende en kort intern besked et helt andet sted.
FAQ
Hvornår skal mailen komme?
Med det samme efter indsendelse. En forsinket bekræftelse er kun halvt så meget værd — på det tidspunkt har personen allerede konkluderet, at det mislykkedes.
Kan jeg medtage svarene i mailen?
Ja, både en opsummering af de udfyldte værdier og en PDF af hele svaret.
Kan forskellige svar udløse forskellige mails?
Ja, med betingede regler. Den første regel, der matcher, vinder.
Relateret
Prøv Gatherino gratis
Gratis plan: 3 formularer og 100 svar om måneden. Intet kreditkort, data hostet i EU.
Kom i gang gratis →