Consentimiento para el tratamiento de datos: plantilla
El consentimiento es el instrumento más utilizado del RGPD y, al mismo tiempo, el que más se emplea sin necesidad. Antes de rellenar una plantilla, merece la pena comprobar si lo necesitas: en buena parte de los formularios, la respuesta es no.
Dato útil: el editor y la cuenta de Gatherino están disponibles en inglés o checo. Los formularios que rellenan quienes responden pueden mostrarse en 18 idiomas, incluido el español.
Primero: ¿realmente lo necesitas?
El RGPD recoge seis bases jurídicas, y el consentimiento es solo una de ellas. En un pedido, una inscripción de pago a un evento o una devolución, la base es la ejecución de un contrato: no puede llevarse a cabo sin los datos del cliente, así que el consentimiento no es necesario y pedirlo no tiene sentido. Para responder a una consulta, el interés legítimo suele cubrirlo.
Necesitas consentimiento cuando el tratamiento no es necesario para ninguno de los casos anteriores. Por ejemplo, el envío de correos comerciales, la conservación de un CV para futuras vacantes o la publicación de fotografías.
La consecuencia práctica: una casilla de «Acepto el tratamiento de mis datos» como condición para enviar un pedido es un error. El consentimiento debe ser libre y, si no vas a tramitar el pedido sin él, no lo es.
Qué debe contener el consentimiento
- Quién es el responsable del tratamiento: nombre, número de registro de la empresa y datos de contacto.
- Qué datos se tratan y con qué finalidad específica.
- Durante cuánto tiempo se conservan o cómo se determina ese plazo.
- A quién se comunican, si es el caso.
- Una indicación de que el consentimiento puede retirarse en cualquier momento, y cómo hacerlo.
- Un enlace a tu política de privacidad.
Recogerlo con un formulario
El campo de consentimiento
Una casilla con tu propio texto, que puede incluir un enlace a tu política de privacidad. No debe venir marcada por defecto.
Separa las finalidades
Las comunicaciones comerciales deben ir en un campo propio, no obligatorio para enviar el formulario. Un único consentimiento que lo abarque todo es defectuoso.
Poder demostrarlo
La fecha y hora del envío y la dirección IP se guardan con la respuesta, así que puedes demostrar cuándo se dio el consentimiento y con qué texto.
Retirada del consentimiento
Gestiona la retirada mediante un segundo formulario o por correo electrónico; después, las respuestas pueden eliminarse de forma individual o masiva.
Esto no constituye asesoramiento jurídico, y Gatherino no lo ofrece. En casos delicados, haz que un abogado revise tanto el texto como la base jurídica elegida, ya que la valoración depende de lo que hagas realmente con los datos.
Preguntas frecuentes
¿Necesito consentimiento en todos los formularios?
No. Los pedidos y las inscripciones suelen basarse en la ejecución de un contrato. El consentimiento se utiliza sobre todo para fines comerciales.
¿Puede la casilla venir marcada por defecto?
No. Una casilla premarcada no constituye un consentimiento válido.
¿Cómo demuestro que se dio el consentimiento?
La respuesta guarda la hora y la dirección IP; junto con el texto del formulario, eso constituye tu registro.
¿Qué pasa si alguien retira el consentimiento?
Debes dejar de tratar los datos basados en él y suprimirlos o anonimizarlos. Las respuestas pueden eliminarse de forma individual o masiva.
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