Suostumus henkilötietojen käsittelyyn – malli
Suostumus on GDPR:n käytetyin ja samalla tarpeettomimmin käytetty oikeusperuste. Ennen pohjan täyttämistä kannattaa tarkistaa, tarvitseeko sitä ylipäätään – monessa lomakkeessa vastaus on ei.
Hyvä tietää: Gatherino-editori ja käyttäjätili ovat englanniksi tai tšekiksi. Vastaajille näytettävät lomakkeet voi näyttää 18 kielellä, myös suomeksi.
Ensin: tarvitsetko sitä lainkaan?
GDPR:ssä on kuusi oikeusperustetta, ja suostumus on niistä vain yksi. Tilauksen, maksullisen tapahtumaan ilmoittautumisen tai palautuksen oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpano. Sopimusta ei voi täyttää ilman asiakkaan tietoja, joten suostumus on tarpeeton eikä sitä kannata pyytää. Tiedusteluun vastaamiseen soveltuu yleensä oikeutettu etu.
Suostumusta tarvitaan silloin, kun käsittely ei ole välttämätöntä mihinkään edellä mainituista. Tyypillisesti kyse on markkinointisähköposteista, ansioluettelon säilyttämisestä tulevia avoimia paikkoja varten tai valokuvien julkaisemisesta.
Käytännön seuraus: ”Hyväksyn tietojeni käsittelyn” -ruutu tilauksen lähettämisen ehtona on virhe. Suostumuksen on oltava vapaaehtoinen, eikä se ole sitä, jos tilausta ei toimiteta ilman sitä.
Mitä suostumuksen on sisällettävä
- Rekisterinpitäjä – nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot.
- Mitä tietoja käsitellään ja mihin nimenomaiseen tarkoitukseen; tarkoitus on yksilöitävä.
- Kuinka kauan tietoja säilytetään tai miten säilytysaika määräytyy.
- Kenelle tiedot luovutetaan, jos kenellekään.
- Maininta siitä, että suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa, ja miten.
- Linkki tietosuojaselosteeseen.
Keruu lomakkeella
Suostumusruutu
Valintaruutu omalla sanamuodollasi, joka voi sisältää linkin tietosuojaselosteeseen. Ruutua ei saa esivalita.
Erottele tarkoitukset
Markkinointi kuuluu omaan kenttäänsä, jota ei vaadita lähettämiseen. Yksi kaiken kattava suostumus on virheellinen.
Todistettavuus
Vastauksen yhteyteen tallennetaan lähetysaika ja IP-osoite, joten voit näyttää, milloin suostumus annettiin ja missä sanamuodossa.
Peruuttaminen
Käsittele peruutus toisella lomakkeella tai sähköpostilla. Vastaukset voidaan sen jälkeen poistaa yksittäin tai joukolla.
Tämä ei ole oikeudellista neuvontaa, eikä Gatherino tarjoa sitä. Arkaluonteisissa tapauksissa anna juristin tarkistaa sekä sanamuoto että oikeusperustevalintasi, sillä arvio riippuu siitä, mitä tiedoilla todella tehdään.
UKK
Tarvitaanko suostumusta jokaisella lomakkeella?
Ei. Tilauksiin ja ilmoittautumisiin käytetään yleensä oikeusperusteena sopimuksen täytäntöönpanoa. Suostumusta tarvitaan tyypillisesti markkinointiin.
Voiko ruudun esivalita?
Ei. Esivalittu ruutu ei ole pätevä suostumus.
Miten suostumuksen antaminen todistetaan?
Vastaus tallentaa ajankohdan ja IP-osoitteen. Yhdessä lomakkeen sanamuodon kanssa ne muodostavat sinun todisteesi.
Mitä jos joku peruuttaa suostumuksensa?
Suostumukseen perustuva käsittely on lopetettava ja tiedot on poistettava tai anonymisoitava. Vastauksia voi poistaa yksittäin tai joukolla.
Aiheeseen liittyvää
Kokeile Gatherinoa ilmaiseksi
Ilmainen paketti: 3 lomaketta ja 100 vastausta kuukaudessa. Ei luottokorttia, tiedot isännöidään EU:ssa.
Käytä tätä mallipohjaa ilmaiseksi →