GDPR ja verkkolomakkeet: käytännön tarkistuslista
Useimmat GDPR:ää ja lomakkeita käsittelevät kirjoitukset pysähtyvät neuvoon ”hanki suostumus”. Se on sekä epätarkka että riittämätön. Tämä on tarkistuslista, jonka avulla voit käydä yhden lomakkeen läpi kymmenessä minuutissa. Se näyttää, mitä puuttuu, ja mikä vielä hyödyllisempää, mitä ei tarvitse ollenkaan.
Hyvä tietää: Gatherino-editori ja käyttäjätili ovat englanniksi tai tšekiksi. Vastaajille näytettävät lomakkeet voi näyttää 18 kielellä, myös suomeksi.
Edetään ylhäältä alas
- 1
1. Kirjaa ylös, mihin tietoja tarvitaan
Yksi lause jokaista käyttötarkoitusta kohti. ”Tilauksen toimittaminen.” ”Tapahtumaohjelman lähettäminen.” Ilman tätä mitään muuta ei voi päättää.
- 2
2. Määritä jokaiselle käyttötarkoitukselle käsittelyperuste
Tilaukset ja maksulliset ilmoittautumiset perustuvat sopimuksen täyttämiseen. Tiedusteluun vastaaminen perustuu oikeutettuun etuun. Markkinointisähköpostit perustuvat suostumukseen. Suostumus ei ole oletus, vaan yksi kuudesta käsittelyperusteesta.
- 3
3. Poista kentät, joita käyttötarkoitus ei vaadi
Syntymäaika yhteydenottolomakkeella tai henkilötunnus työpajailmoittautumisessa. Mitä et koskaan kerää, sitä et tarvitse suojata, viedä tai poistaa.
- 4
4. Erota markkinointi muusta
Uutiskirjeen tilausvalinta kuuluu omaan valintaruutuunsa. Ruutu ei saa olla esivalittu, eikä sen valitseminen saa olla ehto lomakkeen lähettämiselle.
- 5
5. Kerro, kuka olet ja mitä tiedoilla tehdään
Linkitä tietosuojaseloste lähetyspainikkeen viereen. Tiedonantovelvollisuus koskee myös silloin, kun suostumusta ei tarvita.
- 6
6. Päätä, kuinka kauan tiedot säilytetään
Kiinteää lukua ei ole, vaan aika seuraa käyttötarkoituksesta. Kun käyttötarkoitus on täytetty, poista tiedot tai anonymisoi ne.
- 7
7. Tarkista, kuka näkee vastaukset
Määritä tiimiroolit niin, että henkilötietoja näkevät vain ne, joiden työ niitä vaatii.
Yleisimmät virheet
”Suostun henkilötietojeni käsittelyyn” tilauslomakkeella on järjetöntä, sillä tilausta ei voi toimittaa ilman tietoja. Suostumus ei siis olisi vapaaehtoinen. Esivalittu ruutu ei ole suostumus. Tietosuojaselosteen linkittäminen täyttää tiedonantovelvollisuuden, mutta se ei anna käsittelyperustetta.
Miten Gatherino auttaa
Tiedot sijaitsevat EU:n palvelimilla, ne on salattu siirron ja tallennuksen aikana, ja ne varmuuskopioidaan päivittäin. Vastausten käyttöoikeuksia voi rajata roolin ja lomakkeen mukaan, joten ilmoittautumispisteessä työskentelevä sijainen ei näe koko tietokantaa.
Voit lisätä suostumuskentän, jonka sanamuodon kirjoitat itse ja joka linkittää omaan tietosuojaselosteeseesi. Vastaukset voi poistaa yksitellen tai joukkona.
Gatherino ei tee kahta asiaa: se ei päätä puolestasi käsittelyperustetta, eikä se poista tietoja itsestään säilytysajan päätyttyä. Nämä jäävät sinun vastuulleen.
UKK
Tarvitsenko käsittelysuostumuksen jokaiselle lomakkeelle?
Ei. Tilaukset ja ilmoittautumiset perustuvat yleensä sopimuksen täyttämiseen. Suostumusta tarvitaan tyypillisesti markkinointisähköposteihin.
Voiko suostumusruudun esivalita?
Ei. Esivalittu ruutu ei ole pätevä suostumus.
Kuinka kauan vastauksia saa säilyttää?
Niin kauan kuin käyttötarkoitus vaatii, ja lisäksi niin kauan kuin muut säännöt edellyttävät (esimerkiksi kirjanpito). Tarkat ajat riippuvat tiedoista.
Minne vastaukset kannattaa tallentaa?
Paikkaan, jonka sijainnin voit selvittää. EU:n palvelimet välttävät kokonaan ongelman, joka liittyy tietojen siirtoon kolmansiin maihin.
Aiheeseen liittyvää
Kokeile Gatherinoa ilmaiseksi
Ilmainen paketti: 3 lomaketta ja 100 vastausta kuukaudessa. Ei luottokorttia, tiedot isännöidään EU:ssa.
Aloita ilmaiseksi →