GDPR és online űrlapok: gyakorlati ellenőrzőlista
A GDPR-ról és az űrlapokról szóló írások többsége a „szerezzen hozzájárulást” tanácsnál megáll. Ez pontatlan, és kevés is. Ez egy ellenőrzőlista, amellyel tíz perc alatt végigmehet egy űrlapon, és kiderítheti, mi hiányzik belőle — és ami ennél is hasznosabb: mi nem kell, hogy ott legyen.
Jó tudni: a Gatherino szerkesztője és fiókja angol vagy cseh nyelven érhető el. A kitöltők által látott űrlapok 18 nyelven jeleníthetők meg, ideértve a magyart is.
Haladjon fentről lefelé
- 1
1. Írja le, mire valók az adatok
Egy mondat célonként. „A megrendelés teljesítése.” „Az esemény programjának elküldése.” Ezek nélkül semmi más nem dönthető el.
- 2
2. Rendeljen jogalapot minden célhoz
A megrendelés és a fizetős regisztráció szerződés teljesítésén alapul. Az érdeklődésre adott válasz jogos érdeken alapul. A marketing e-mailekhez hozzájárulás kell. A hozzájárulás nem alapértelmezett, hanem a hat jogalap egyike.
- 3
3. Hagyja el azokat a mezőket, amelyekre a célnak nincs szüksége
Születési dátum egy kapcsolatfelvételi űrlapon, személyi igazolványszám egy workshopra való regisztráción. Amit nem gyűjt, azt nem kell védenie, exportálnia vagy törölnie.
- 4
4. Különítse el a marketinget minden mástól
A hírlevélre való feliratkozás külön jelölőnégyzetbe kerüljön — nem lehet előre bejelölve, és nem kötelező a beküldéshez.
- 5
5. Mondja meg, ki Ön, és mit kezd az adatokkal
Hivatkozzon az adatvédelmi tájékoztatóra a beküldés gomb mellett. A tájékoztatási kötelezettség akkor is fennáll, ha nincs szükség hozzájárulásra.
- 6
6. Döntse el, meddig őrzi az adatokat
Nincs erre fix szám, ez a céltól függ. Ha a cél teljesült, törölje vagy anonimizálja az adatokat.
- 7
7. Ellenőrizze, ki láthatja a válaszokat
Állítson be csapatszerepköröket úgy, hogy a személyes adatokat csak azok lássák, akiknek a munkájához szükség van.
Gyakori hibák
Egy megrendelő űrlapon a „hozzájárulok adataim kezeléséhez” szöveg nem értelmes, hiszen az adatok nélkül a megrendelés nem teljesíthető, így a hozzájárulás nem lenne önkéntes. Az előre bejelölt négyzet nem minősül hozzájárulásnak. Az adatvédelmi tájékoztatóra mutató link elhelyezése teljesíti a tájékoztatási kötelezettséget, de nem ad jogalapot.
Hol segít a Gatherino
Az adatok EU-s szervereken tárolódnak, átvitel közben és nyugalmi állapotban titkosítva vannak, és naponta biztonsági mentés készül róluk. A válaszokhoz való hozzáférés szerepkör és űrlaponként korlátozható, így egy ideiglenes munkatárs a gyűjtőpultnál nem látja az egész adatbázist.
Hozzáadhat egy hozzájárulási mezőt, amelynek szövegét Ön írja meg, és amely a saját adatvédelmi szabályzatára mutató hivatkozást tartalmaz. A válaszok egyenként vagy tömegesen törölhetők.
Amit a Gatherino nem tesz meg: nem dönti el Ön helyett a jogalapot, és nem törli magától az adatokat a megőrzési idő lejártakor. Ez Önnél marad.
GYIK
Kell-e minden űrlapon adatkezelési hozzájárulás?
Nem. A megrendelések és regisztrációk általában szerződés teljesítésén alapulnak. A hozzájárulás jellemzően a marketing e-mailekhez kell.
Lehet-e előre bejelölni a hozzájárulási négyzetet?
Nem. Az előre bejelölt négyzet nem érvényes hozzájárulás.
Meddig tarthatom meg a válaszokat?
Amíg a cél teljesül, plusz minden olyan időtartam, amelyet más szabályok írnak elő (például a számviteli előírások). A pontos időtartam az adatoktól függ.
Hol tárolhatom a válaszokat?
Olyan helyen, ahol nyomon tudja követni őket. Az EU-s szerverek kikerülik a harmadik országokba irányuló adattovábbítással kapcsolatos problémát.
Kapcsolódó
Próbálja ki a Gatherinót ingyen
Ingyenes csomag: havi 3 űrlap és 100 válasz. Bankkártya nem szükséges, az adatok EU-ban tárolódnak.
Kezdje el ingyen →