Retour- en klachtenformulier
Retouren via e-mail betekent ordernummers opzoeken en eindeloos doorvragen. Een retourformulier vraagt meteen alles vooraf (ordernummer, reden, foto’s) en splitst automatisch af naar terugbetaling, ruil of reparatie, op basis van het type verzoek.
Goed om te weten: de Gatherino-editor en je account zijn in het Engels of Tsjechisch. De formulieren die je invullers invullen, kunnen in 18 talen worden getoond, inclusief het Nederlands.
Waar het helpt
Webshop: retourneren binnen 14 dagen
De klant kiest “Herroeping” en het formulier vraagt om een bankrekening voor de terugbetaling.
Maatruil
De vertakking “Ruil” vraagt naar de nieuwe maat en het afleveradres, zonder vragen over geld.
Garantieclaim
Een verplicht veld voor defectfoto’s en een omschrijving; je serviceteam krijgt alles in één keer compleet binnen.
Hoe het werkt
- 1
De klant kiest een type verzoek
Terugbetaling / ruil / klacht: één URL voor alles.
- 2
Het formulier vertakt
Elk type heeft zijn eigen verplichte velden. Niemand vult onnodige velden in.
- 3
Je team ziet de wachtrij
Statussen Nieuw → In behandeling → Opgelost; kleurgecodeerd, filterbaar, met bijlagen.
- 4
Resultaten
Bevestigingsmail naar de klant, PDF-protocol, export voor administratie of magazijn.
Wat je ermee krijgt
Voorwaardelijke vertakkingen
Terugbetalingen vragen automatisch om een bankrekening, ruilen om een maat en klachten om foto’s.
Foto-uploads
Defectfoto’s direct in het formulier, zonder e-mailbijlagen.
Eigen statussen
Een klachtenwachtrij met statussen en kleuren in de resultatentabel.
Bevestigingsmails
Klanten weten dat het verzoek binnen is, zonder handmatig te antwoorden.
Geschiedenis & archief
Elke zaak is traceerbaar, met tijdstempel, IP-adres en bijlagen.
Exports
CSV/XLSX voor magazijn, administratie of rapportage.
Veelgestelde vragen
Hoe weet het formulier wat het moet tonen?
Via voorwaardelijke logica: op basis van de keuze “Ik vraag…” verschijnen alleen de velden van die vertakking.
Kan ik alleen bij klachten foto’s verplicht maken?
Ja, het fotoveld is alleen verplicht in de vertakking Klachten; andere vertakkingen zien het nooit.
Krijgt de klant een bevestiging?
Ja, direct na het verzenden volgt een automatische e-mail, optioneel met een PDF-samenvatting.
Is er een kant-en-klaar sjabloon?
Ja, een kant-en-klaar sjabloon voor het herroepen van een overeenkomst, om te gebruiken en aan te passen.
Gerelateerd
Probeer Gatherino gratis
Gratis abonnement: 3 formulieren en 100 antwoorden per maand. Geen creditcard nodig, gegevens gehost in de EU.
Gebruik dit sjabloon gratis →