Toestemming voor gegevensverwerking — een sjabloon
Toestemming is het meest gebruikte, en tegelijk het vaakst onnodig gebruikte, instrument uit de AVG. Voordat u een sjabloon invult, loont het de moeite om na te gaan of u er wel een nodig heeft. Bij een groot deel van de formulieren is het antwoord nee.
Goed om te weten: de Gatherino-editor en je account zijn in het Engels of Tsjechisch. De formulieren die je invullers invullen, kunnen in 18 talen worden getoond, inclusief het Nederlands.
Eerst: heeft u het wel nodig?
De AVG noemt zes rechtsgronden, en toestemming is er maar één van. Voor een bestelling, een inschrijving voor een betaald evenement of een retour is de grondslag de uitvoering van een overeenkomst. Die kan niet worden uitgevoerd zonder de gegevens van de klant, dus toestemming is niet nodig en om toestemming vragen heeft geen zin. Voor het beantwoorden van een vraag dekt het gerechtvaardigd belang meestal de verwerking.
U heeft toestemming nodig wanneer de verwerking niet noodzakelijk is voor een van bovenstaande doelen. Typische voorbeelden zijn marketing-e-mails, het bewaren van een cv voor toekomstige vacatures of het publiceren van foto’s.
De praktische consequentie: een vakje “Ik ga akkoord met de verwerking van mijn gegevens” als voorwaarde om een bestelling te plaatsen, is een fout. Toestemming moet vrij worden gegeven. Als u de bestelling zonder die toestemming niet uitvoert, is de toestemming niet vrij.
Wat de toestemming moet bevatten
- Wie de verwerkingsverantwoordelijke is: naam, KvK-nummer, contactgegevens.
- Welke gegevens worden verwerkt en voor welk specifiek doel.
- Hoe lang ze worden bewaard, of hoe die termijn wordt bepaald.
- Aan wie ze worden doorgegeven, indien van toepassing.
- Een verklaring dat de toestemming op elk moment kan worden ingetrokken, en hoe.
- Een link naar uw privacyverklaring.
Toestemming verzamelen met een formulier
Het toestemmingsveld
Een selectievakje met uw eigen tekst, dat een link naar uw privacyverklaring kan bevatten. Het mag niet vooraf zijn aangevinkt.
Scheid de doelen
Marketing hoort in een eigen veld, niet verplicht om te kunnen verzenden. Eén toestemming die alles dekt, is gebrekkig.
Aantoonbaarheid
Het tijdstip van verzending en het IP-adres worden bij elke reactie opgeslagen, zodat u kunt aantonen wanneer en met welke tekst toestemming is gegeven.
Intrekking
Verwerk intrekkingen via een tweede formulier of per e-mail. Reacties kunnen daarna afzonderlijk of in bulk worden verwijderd.
Dit is geen juridisch advies en Gatherino biedt dat ook niet. Laat zowel de tekst als uw keuze van rechtsgrond in gevoelige gevallen controleren door een jurist. De beoordeling hangt af van wat u daadwerkelijk met de gegevens doet.
Veelgestelde vragen
Heb ik op elk formulier toestemming nodig?
Nee. Bestellingen en inschrijvingen berusten meestal op de uitvoering van een overeenkomst. Toestemming is doorgaans bedoeld voor marketing.
Mag het vakje vooraf zijn aangevinkt?
Nee. Een vooraf aangevinkt vakje is geen geldige toestemming.
Hoe toon ik aan dat toestemming is gegeven?
De reactie slaat het tijdstip en het IP-adres op. Samen met de tekst van het formulier vormt dat uw bewijs.
Wat als iemand zijn toestemming intrekt?
U moet de verwerking die erop berust stopzetten en de gegevens verwijderen of anonimiseren. Reacties kunnen afzonderlijk of in bulk worden verwijderd.
Gerelateerd
Probeer Gatherino gratis
Gratis abonnement: 3 formulieren en 100 antwoorden per maand. Geen creditcard nodig, gegevens gehost in de EU.
Gebruik dit sjabloon gratis →