AVG en online formulieren: een praktische checklist
De meeste artikelen over AVG en formulieren eindigen bij „vraag toestemming”. Dat is zowel onnauwkeurig als onvoldoende. Dit is een checklist die je in tien minuten over één formulier kunt doorlopen om te zien wat ontbreekt en, nog nuttiger, wat er helemaal niet hoeft te staan.
Goed om te weten: de Gatherino-editor en je account zijn in het Engels of Tsjechisch. De formulieren die je invullers invullen, kunnen in 18 talen worden getoond, inclusief het Nederlands.
Werk van boven naar beneden
- 1
1. Leg vast waarvoor je de gegevens gebruikt
Één zin per doel. „De bestelling afhandelen.” „Het evenementprogramma versturen.” Zonder dit kun je niets anders bepalen.
- 2
2. Koppel een rechtsgrond aan elk doel
Bestellingen en betaalde aanmeldingen = uitvoering van een overeenkomst. Reageren op een aanvraag = gerechtvaardigd belang. Marketingmails = toestemming. Toestemming is niet de standaard; het is een van de zes rechtsgronden.
- 3
3. Laat velden weg die het doel niet nodig heeft
Een geboortedatum op een contactformulier, een nationaal identiteitsnummer bij een workshopaanmelding. Wat je nooit verzamelt, hoef je nooit te beveiligen, exporteren of verwijderen.
- 4
4. Scheid marketing van de rest
Een opt-in voor de nieuwsbrief hoort in een eigen selectievakje: niet vooraf aangevinkt en niet verplicht om te versturen.
- 5
5. Vertel wie je bent en wat je met de gegevens doet
Plaats een link naar je privacyverklaring naast de verzendknop. De informatieplicht geldt ook wanneer je geen toestemming nodig hebt.
- 6
6. Bepaal hoe lang je de gegevens bewaart
Er bestaat geen vast aantal jaren; dat volgt uit het doel. Zodra het doel is bereikt, verwijder je de gegevens of maak je ze anoniem.
- 7
7. Controleer wie de antwoorden kan zien
Stel teamrollen zo in dat persoonsgegevens alleen zichtbaar zijn voor mensen die ze voor hun werk nodig hebben.
Veelgemaakte fouten
„Ik ga akkoord met de verwerking van mijn gegevens” op een bestelformulier slaat nergens op: de bestelling kan niet worden afgehandeld zonder de gegevens, dus de toestemming is niet vrijelijk gegeven. Een vooraf aangevinkt vakje is geen toestemming. En een link naar de privacyverklaring voldoet aan de informatieplicht, maar levert geen rechtsgrond op.
Waar Gatherino helpt
Gegevens staan op servers in de EU, zijn versleuteld tijdens verzending en in opslag, en worden dagelijks geback-upt. Toegang tot antwoorden kan per rol en per formulier worden beperkt, zodat een uitzendkracht aan de balie niet de hele database ziet.
Je kunt een toestemmingsveld toevoegen met een tekst die je zelf schrijft, met een link naar je eigen privacyverklaring. Antwoorden kun je één voor één of in bulk verwijderen.
Wat Gatherino niet doet: je rechtsgrond voor jou bepalen, of gegevens zelf verwijderen zodra een bewaartermijn is verstreken. Dat blijft jouw verantwoordelijkheid.
Veelgestelde vragen
Heb ik op elk formulier toestemming voor de verwerking nodig?
Nee. Bestellingen en aanmeldingen steunen meestal op uitvoering van een overeenkomst. Toestemming is doorgaans bedoeld voor marketingmails.
Mag het toestemmingsvakje vooraf zijn aangevinkt?
Nee. Een vooraf aangevinkt vakje is geen geldige toestemming.
Hoe lang mag ik antwoorden bewaren?
Totdat het doel is bereikt, plus eventuele termijnen die andere regels vereisen (bijvoorbeeld voor de administratie). De exacte termijnen hangen af van de gegevens.
Waar moeten antwoorden worden opgeslagen?
Op een plek waar je verantwoording over kunt afleggen. EU-servers omzeilen het hele vraagstuk van doorgifte naar derde landen.
Gerelateerd
Probeer Gatherino gratis
Gratis abonnement: 3 formulieren en 100 antwoorden per maand. Geen creditcard nodig, gegevens gehost in de EU.
Gratis aan de slag →