GDPR și formulare online: checklist practic
Majoritatea materialelor despre GDPR și formulare se opresc la „obțineți consimțământul”. Această abordare este atât inexactă, cât și insuficientă. Iată o listă de verificare pe care o puteți parcurge pentru un formular în zece minute, ca să vedeți ce lipsește și, mai util, ce nu trebuie să existe deloc.
De reținut: editorul Gatherino și contul sunt disponibile în engleză sau cehă. Formularele completate de respondenți pot fi afișate în 18 limbi, inclusiv în română.
Parcurgeți de sus în jos
- 1
1. Stabiliți în scris scopul datelor
Câte o propoziție pentru fiecare scop. „Îndeplinirea comenzii.” „Trimiterea programului evenimentului.” Fără acest pas nu se poate decide nimic altceva.
- 2
2. Atribuiți un temei legal fiecărui scop
Comenzile și înscrierile plătite = executarea unui contract. Răspunsul la o solicitare = interes legitim. Emailurile de marketing = consimțământ. Consimțământul nu este regula implicită; este doar unul dintre cele șase temeiuri legale.
- 3
3. Eliminați câmpurile de care scopul nu are nevoie
Data nașterii pe un formular de contact sau codul numeric personal la înscrierea la un atelier. Ce nu colectați niciodată nu trebuie să protejați, să exportați sau să ștergeți.
- 4
4. Separați marketingul de restul prelucrărilor
Acordul pentru newsletter trebuie să fie într-o casetă separată: nebifată implicit și neobligatorie pentru trimiterea formularului.
- 5
5. Spuneți cine sunteți și ce faceți cu datele
Adăugați linkul către politica de confidențialitate lângă butonul de trimitere. Obligația de informare se aplică și atunci când nu aveți nevoie de consimțământ.
- 6
6. Stabiliți cât timp păstrați datele
Nu există un număr fix; el rezultă din scop. Odată ce scopul a fost atins, ștergeți datele sau anonimizați-le.
- 7
7. Verificați cine poate vedea răspunsurile
Configurați rolurile echipei astfel încât datele personale să fie vizibile doar persoanelor a căror activitate le necesită.
Greșeli frecvente
„Sunt de acord cu prelucrarea datelor mele” pe un formular de comandă nu are sens: comanda nu poate fi îndeplinită fără date, deci consimțământul nu ar fi dat liber. O casetă bifată implicit nu reprezintă consimțământ. Iar linkul către politica de confidențialitate îndeplinește obligația de informare, dar nu oferă un temei legal.
Cum vă ajută Gatherino
Datele sunt stocate pe servere din UE, sunt criptate în tranzit și în repaus și au backup zilnic. Accesul la răspunsuri poate fi limitat pe rol și pe formular, astfel încât un angajat temporar de la ghișeu nu vede întreaga bază de date.
Puteți adăuga un câmp de consimțământ al cărui text îl scrieți singur, cu link către propria politică. Răspunsurile pot fi șterse individual sau în bloc.
Ce nu face Gatherino: nu decide în locul dumneavoastră temeiul legal și nu șterge singur datele după expirarea perioadei de păstrare. Acestea rămân în sarcina dumneavoastră.
Întrebări frecvente
Am nevoie de un consimțământ pentru prelucrare pe fiecare formular?
Nu. Comenzile și înscrierile se bazează de obicei pe executarea unui contract. Consimțământul este, de regulă, necesar pentru emailurile de marketing.
Poate fi bifată implicit caseta de consimțământ?
Nu. O casetă bifată implicit nu reprezintă un consimțământ valabil.
Cât timp pot păstra răspunsurile?
Până când scopul este atins, plus orice perioadă impusă de alte reglementări (de exemplu, contabilitatea). Cifrele exacte depind de tipul datelor.
Unde ar trebui stocate răspunsurile?
Într-un loc pe care îl puteți justifica. Serverele din UE ocolesc, practic, întreaga problemă a transferurilor către țări terțe.
Similare
Încearcă Gatherino gratuit
Plan gratuit: 3 formulare și 100 de răspunsuri pe lună. Fără card de credit, date găzduite în UE.
Începe gratuit →