Så signerar du en PDF online
“Hur signerar jag en PDF?” har tre olika svar beroende på din situation. Innan du letar efter ett verktyg är det värt att fundera på om du signerar ett färdigt dokument som någon annan har skapat eller ett dokument som fortfarande håller på att tas fram, och om någon kommer att kräva en kvalificerad signatur.
Bra att veta: Gatherino-redigeraren och kontot finns på engelska eller tjeckiska. Formulären som dina respondenter fyller i kan visas på 18 språk, inklusive svenska.
Tre situationer, tre svar
Du har en färdig PDF från någon annan
Du behöver ett verktyg som lägger in en signatur i en befintlig fil. Förhandsgranskning på macOS, Acrobat Reader och de flesta PDF-visare i mobilen klarar det. Gatherino gör inte det, eftersom verktyget inte kan signera en uppladdad fil.
Dokumentet skapas fortfarande
Här är det onödigt krångligt att signera en färdig PDF. Om den andra parten fyller i fälten i ett formulär och signerar där genereras PDF:en redan signerad, och ingen behöver exportera eller ladda upp något.
Någon vill ha en kvalificerad signatur
Där lagen kräver det räcker inte en fingersignatur. Du behöver ett kvalificerat certifikat från en ackrediterad leverantör. Det är inget ett formulärverktyg kan göra åt dig.
Så skiljer sig signaturnivåerna åt
eIDAS skiljer på tre nivåer. En <strong>enkel elektronisk signatur</strong> är vilket elektroniskt uttryck som helst för viljan att signera, inklusive en signatur ritad med fingret. Enligt artikel 25.1 får den inte nekas rättslig verkan enbart för att den är elektronisk.
En <strong>avancerad signatur</strong> måste vara unikt kopplad till undertecknaren och göra det möjligt att upptäcka senare ändringar i dokumentet. En <strong>kvalificerad signatur</strong> är en avancerad signatur som bygger på ett kvalificerat certifikat; inom EU har den samma verkan som en handskriven signatur.
För vanliga affärsavtal, samtycken, överlämningsprotokoll eller beställningar är det den enkla signaturen som används i praktiken. Du behöver en kvalificerad signatur där lagen uttryckligen kräver det, och det är värt att kontrollera, eftersom ett generellt svar inte räcker här.
När dokumentet fortfarande skapas
- 1
Gör dokumentet till ett formulär
I stället för en Word-mall bygger du ett formulär med de fält som ändå ska fyllas i. Resten av texten förblir den fasta delen av dokumentet.
- 2
Lägg till ett signaturfält
Den som svarar signerar med fingret på en telefon eller med musen på en dator. Alternativet är att skriva namnet, som återges med ett typsnitt som liknar handstil.
- 3
Aktivera PDF-bilagan
Efter inlämningen genereras en PDF med de ifyllda uppgifterna och signaturen, och den skickas via e-post till båda parterna.
- 4
Behåll spårbarheten
Inlämningstid, IP-adress och webbläsare sparas tillsammans med signaturen. Det är bevis för omständigheterna, inte för identiteten.
Vad detta inte löser
En enkel elektronisk signatur verifierar inte vem som har skapat den. Gatherino fastställer inte undertecknarens identitet. Det som registreras är vad som signerades, när, från vilken IP-adress och i vilken webbläsare. Vid affärer med högt värde bör du verifiera den andra parten även utanför formuläret. För handlingar med föreskriven form bör du fråga en jurist.
Vanliga frågor
Är en fingersignatur juridiskt giltig?
Den är en enkel elektronisk signatur enligt eIDAS och används för vanliga avtal och samtycken. Den lämpar sig inte för handlingar som kräver en kvalificerad signatur.
Kan Gatherino signera en PDF som jag laddar upp?
Nej. Gatherino genererar en signerad PDF från ett formulärsvar, men kan inte signera en färdig fil som laddats upp.
Kan jag signera med telefonen?
Ja. Att signera med fingret på en pekskärm fungerar på samma sätt som med musen. Surfplattor är bekvämast.
Vad sparas tillsammans med signaturen?
Signaturbilden, inlämningstid, IP-adress och webbläsaren som användes. Det fungerar som en spårbarhetslogg.
Relaterat
Prova Gatherino gratis
Gratisplan: 3 formulär och 100 svar per månad. Inget kreditkort krävs och data lagras inom EU.
Kom igång gratis →