Samtycke till databehandling – en mall
Samtycke är det mest använda och samtidigt det mest onödigt använda verktyget i GDPR. Innan du fyller i en mall är det värt att kontrollera om du överhuvudtaget behöver ett – för en stor andel formulär är svaret nej.
Bra att veta: Gatherino-redigeraren och kontot finns på engelska eller tjeckiska. Formulären som dina respondenter fyller i kan visas på 18 språk, inklusive svenska.
Först: behöver du det alls?
GDPR anger sex rättsliga grunder, och samtycke är bara en av dem. För en beställning, en anmälan till ett betalt evenemang eller en retur är grunden fullgörande av avtal – det går inte att fullgöra utan kundens uppgifter, så samtycke är onödigt och det är meningslöst att be om det. För att besvara en förfrågan räcker oftast berättigat intresse som grund.
Du behöver samtycke när behandlingen inte är nödvändig för något av ovanstående. Typiska exempel är marknadsföringsmejl, att spara ett CV för framtida lediga tjänster eller att publicera fotografier.
Den praktiska konsekvensen: en ruta med texten ”Jag godkänner behandlingen av mina uppgifter” som villkor för att skicka en beställning är ett misstag. Samtycket måste vara frivilligt, och om du inte kommer att genomföra beställningen utan det, är det inte frivilligt.
Vad samtycket måste innehålla
- Vem som är personuppgiftsansvarig – namn, organisationsnummer, kontaktuppgifter.
- Vilka uppgifter som behandlas och för vilket specifikt ändamål.
- Hur länge uppgifterna sparas, eller hur tidsperioden bestäms.
- Till vem uppgifterna lämnas ut, om det sker.
- Ett uttalande om att samtycket när som helst kan återkallas, och hur.
- En länk till din integritetspolicy.
Så samlar du in samtycke med ett formulär
Samtyckesfältet
En kryssruta med din egen formulering, som kan innehålla en länk till din policy. Den får inte vara förifylld.
Separera ändamålen
Marknadsföring hör hemma i ett eget fält som inte krävs för att skicka in formuläret. Ett samtycke som omfattar allt är felaktigt.
Bevisbarhet
Tidpunkten för inskickningen och IP-adressen lagras tillsammans med svaret, så att du kan visa när samtycket lämnades och i vilken formulering.
Återkallelse
Hantera återkallelse med ett andra formulär eller via e-post. Svar kan sedan raderas enskilt eller samlat.
Detta är inte juridisk rådgivning, och Gatherino tillhandahåller ingen sådan. Låt en jurist granska både formuleringen och ditt val av rättslig grund i känsliga fall – bedömningen beror på vad du faktiskt gör med uppgifterna.
Vanliga frågor
Behöver jag samtycke i varje formulär?
Nej. Beställningar och anmälningar bygger oftast på fullgörande av avtal. Samtycke används vanligtvis för marknadsföring.
Kan kryssrutan vara förifylld?
Nej. En förifylld ruta är inte giltigt samtycke.
Hur bevisar jag att samtycke lämnats?
Svaret lagrar tidpunkten och IP-adressen; tillsammans med formulärets text utgör det din dokumentation.
Vad händer om någon återkallar sitt samtycke?
Du måste upphöra med behandlingen som bygger på samtycket och radera eller anonymisera uppgifterna. Svar kan raderas enskilt eller samlat.
Relaterat
Prova Gatherino gratis
Gratisplan: 3 formulär och 100 svar per månad. Inget kreditkort krävs och data lagras inom EU.
Använd mallen gratis →