GDPR och onlineformulär: en praktisk checklista
De flesta texter om GDPR och formulär stannar vid ”inhämta samtycke”. Det är både felaktigt och otillräckligt. Här är en checklista du kan gå igenom för ett formulär på tio minuter för att se vad som saknas – och, mer användbart, vad som inte behöver finnas med alls.
Bra att veta: Gatherino-redigeraren och kontot finns på engelska eller tjeckiska. Formulären som dina respondenter fyller i kan visas på 18 språk, inklusive svenska.
Arbeta uppifrån och ner
- 1
1. Ange vad uppgifterna ska användas till
En mening per ändamål. ”Genomföra beställningen.” ”Skicka eventprogrammet.” Utan det går inget annat att avgöra.
- 2
2. Koppla en rättslig grund till varje ändamål
Beställningar och betalda anmälningar = fullgörande av avtal. Svar på en förfrågan = berättigat intresse. Marknadsföringsmejl = samtycke. Samtycke är inte standardvalet utan en av sex rättsliga grunder.
- 3
3. Ta bort fält som ändamålet inte kräver
Ett födelsedatum i ett kontaktformulär, ett personnummer vid anmälan till en workshop. Det du aldrig samlar in behöver du aldrig skydda, exportera eller radera.
- 4
4. Skilj marknadsföring från allt annat
Ett val för nyhetsbrev hör hemma i en egen kryssruta – inte förkryssad och inte obligatorisk för att skicka in formuläret.
- 5
5. Berätta vem du är och vad du gör med uppgifterna
Länka till din integritetspolicy bredvid skicka-knappen. Informationsplikten gäller även när du inte behöver samtycke.
- 6
6. Bestäm hur länge du sparar uppgifterna
Det finns inget fast antal – det följer av ändamålet. När ändamålet är uppfyllt ska du radera eller anonymisera.
- 7
7. Kontrollera vem som kan se svaren
Ställ in teamroller så att personuppgifter bara syns för personer vars arbete kräver det.
Vanliga misstag
”Jag godkänner behandlingen av mina uppgifter” på ett beställningsformulär är meningslöst – beställningen kan inte genomföras utan uppgifterna, så samtycket skulle inte vara frivilligt. En förkryssad ruta är inte samtycke. Och att länka till en integritetspolicy uppfyller informationsplikten, men ger inte en rättslig grund.
Så hjälper Gatherino
Uppgifterna lagras på servrar inom EU, krypteras under överföring och i vila, och säkerhetskopieras dagligen. Åtkomst till svar kan begränsas per roll och per formulär, så att en tillfälligt anställd på reception inte ser hela databasen.
Du kan lägga till ett samtyckesfält med en formulering du själv skriver, med länk till din egen policy. Svar kan raderas enskilt eller flera samtidigt.
Det Gatherino inte gör: bestämma din rättsliga grund åt dig, eller radera data av sig själv när en lagringstid löpt ut. Det ansvaret ligger kvar hos dig.
Vanliga frågor
Behöver jag ett samtycke för att behandla uppgifter i varje formulär?
Nej. Beställningar och anmälningar bygger oftast på fullgörande av avtal. Samtycke används vanligtvis för marknadsföringsmejl.
Får samtyckesrutan vara förkryssad?
Nej. En förkryssad ruta är inte giltigt samtycke.
Hur länge får jag spara svar?
Så länge ändamålet består, plus eventuella tider som andra regler kräver (bokföring, till exempel). De exakta tiderna beror på uppgifterna.
Var bör svar lagras?
På en plats du kan redovisa. Servrar inom EU undviker hela problematiken kring överföring till tredjeland.
Relaterat
Prova Gatherino gratis
Gratisplan: 3 formulär och 100 svar per månad. Inget kreditkort krävs och data lagras inom EU.
Kom igång gratis →