GDPR и онлайн формуляри: практичен контролен списък
Повечето материали за GDPR и формуляри спират при „получете съгласие“. Това е едновременно неточно и недостатъчно. Ето контролен списък, с който за десет минути можете да проверите един формуляр и да видите какво липсва, а още по-полезно – какво изобщо не е нужно да бъде там.
Добре е да знаете: редакторът и потребителският профил в Gatherino са на английски или чешки език. Формулярите, които попълват респондентите ви, могат да се показват на 18 езика, включително български.
Работете отгоре надолу
- 1
1. Запишете за какво са данните
По едно изречение за всяка цел. „Изпълнение на поръчката.“ „Изпращане на програмата на събитието.“ Без това не може да се реши нищо друго.
- 2
2. Определете правно основание за всяка цел
Поръчки и платени регистрации = изпълнение на договор. Отговор на запитване = законен интерес. Маркетингови имейли = съгласие. Съгласието не е по подразбиране; то е едно от шестте правни основания.
- 3
3. Премахнете полетата, които целта не изисква
Дата на раждане във формуляр за контакт или национален идентификационен номер при записване за работилница. Това, което никога не събирате, никога не трябва да защитавате, експортирате или изтривате.
- 4
4. Отделете маркетинга от останалото
Съгласието за бюлетин трябва да бъде в отделно квадратче – не предварително отметнато и не задължително за изпращане на формуляра.
- 5
5. Посочете кой сте и какво правите с данните
Поставете връзка към политиката си за поверителност до бутона за изпращане. Задължението за информиране важи, дори когато не се изисква съгласие.
- 6
6. Решете колко дълго пазите данните
Не съществува фиксиран срок – той зависи от целта. След като целта е постигната, изтрийте данните или ги анонимизирайте.
- 7
7. Проверете кой може да вижда отговорите
Задайте роли в екипа така, че личните данни да са видими само за хората, чиято работа това изисква.
Често срещани грешки
„Съгласен/на съм с обработката на данните ми“ във формуляр за поръчка няма смисъл – поръчката не може да бъде изпълнена без данните, затова съгласието не би било свободно дадено. Предварително отметнато квадратче не е съгласие. А връзката към политиката за поверителност изпълнява задължението за информиране, но не осигурява правно основание.
Къде Gatherino помага
Данните се съхраняват на сървъри в ЕС, криптирани са при предаване и в покой, и се архивират ежедневно. Достъпът до отговорите може да бъде ограничен по роля и по формуляр, така че временен служител на гишето за приемане не вижда цялата база данни.
Можете да добавите поле за съгласие с текст, който сами пишете, с връзка към вашата политика. Отговорите могат да се изтриват поотделно или наведнъж.
Какво Gatherino няма да направи: да определи вместо вас правното основание или да изтрие данни самостоятелно след изтичане на срока на съхранение. Това остава във ваша отговорност.
Често задавани въпроси
Трябва ли ми съгласие за обработка на данните във всеки формуляр?
Не. Поръчките и регистрациите обикновено се основават на изпълнение на договор. Съгласието обикновено е за маркетингови имейли.
Може ли квадратчето за съгласие да е предварително отметнато?
Не. Предварително отметнато квадратче не е валидно съгласие.
Колко дълго може да пазя отговорите?
Докато целта бъде постигната, плюс всеки срок, който изискват други правила (например счетоводни). Точните срокове зависят от данните.
Къде трябва да се съхраняват отговорите?
На място, за което можете да дадете отчет. Сървърите в ЕС заобикалят целия проблем с предаването на данни към трети държави.
Свързани материали
Опитайте Gatherino безплатно
Безплатен план: 3 формуляра и 100 отговора месечно. Без кредитна карта, данните се съхраняват в ЕС.
Започнете безплатно →