Einwilligung zur Datenverarbeitung – eine Vorlage
Die Einwilligung ist das meistgenutzte und zugleich am häufigsten unnötig eingesetzte Instrument der DSGVO. Bevor Sie eine Vorlage ausfüllen, lohnt sich die Prüfung, ob Sie überhaupt eine brauchen. Bei einem großen Teil der Formulare lautet die Antwort Nein.
Gut zu wissen: Der Gatherino-Editor und das Konto sind auf Englisch oder Tschechisch verfügbar. Die Formulare, die Ihre Teilnehmenden ausfüllen, können in 18 Sprachen angezeigt werden, einschließlich Deutsch.
Zuerst: Brauchen Sie sie überhaupt?
Die DSGVO nennt sechs Rechtsgrundlagen, die Einwilligung ist nur eine davon. Für eine Bestellung, die Anmeldung zu einer kostenpflichtigen Veranstaltung oder eine Rücksendung lautet die Grundlage die Erfüllung eines Vertrags. Dieser lässt sich ohne die Daten der Kundschaft nicht erfüllen, daher ist eine Einwilligung unnötig und ihre Abfrage sinnlos. Für die Beantwortung einer Anfrage deckt in der Regel das berechtigte Interesse die Verarbeitung ab.
Eine Einwilligung benötigen Sie überall dort, wo die Verarbeitung für keinen der genannten Zwecke erforderlich ist. Typisch sind Marketing-E-Mails, die Aufbewahrung von Lebensläufen für künftige Stellen oder die Veröffentlichung von Fotos.
Die praktische Folge: Ein Kästchen „Ich stimme der Verarbeitung meiner Daten zu“ als Bedingung für das Absenden einer Bestellung ist ein Fehler. Eine Einwilligung muss freiwillig erteilt werden. Wenn Sie die Bestellung ohne sie nicht ausführen, ist sie nicht freiwillig.
Was die Einwilligung enthalten muss
- Wer der Verantwortliche ist: Name, Firmenbuchnummer, Kontakt.
- Welche Daten zu welchem konkreten Zweck verarbeitet werden.
- Wie lange sie gespeichert werden oder wie die Dauer bestimmt wird.
- An wen sie gegebenenfalls weitergegeben wird.
- Ein Hinweis, dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann, und wie.
- Ein Link zu Ihrer Datenschutzerklärung.
Die Einwilligung mit einem Formular einholen
Das Einwilligungsfeld
Ein Kontrollkästchen mit Ihrem eigenen Wortlaut, das einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung enthalten kann. Es darf nicht vorausgewählt sein.
Zwecke trennen
Marketing gehört in ein eigenes Feld, das für das Absenden nicht erforderlich ist. Eine Sammeleinwilligung für alle Zwecke ist unwirksam.
Nachweisbarkeit
Der Zeitpunkt der Übermittlung und die IP-Adresse werden zusammen mit der Antwort gespeichert. So können Sie nachweisen, wann und mit welchem Wortlaut die Einwilligung erteilt wurde.
Widerruf
Bearbeiten Sie den Widerruf über ein zweites Formular oder per E-Mail. Antworten lassen sich danach einzeln oder gesammelt löschen.
Dies ist keine Rechtsberatung, und Gatherino bietet keine an. Lassen Sie in heiklen Fällen sowohl den Wortlaut als auch Ihre Wahl der Rechtsgrundlage von einer Anwältin bzw. einem Anwalt prüfen. Die Bewertung hängt davon ab, was Sie mit den Daten tatsächlich tun.
FAQ
Brauche ich bei jedem Formular eine Einwilligung?
Nein. Bestellungen und Anmeldungen stützen sich in der Regel auf die Erfüllung eines Vertrags. Eine Einwilligung wird typischerweise für Marketing benötigt.
Darf das Kästchen vorausgewählt sein?
Nein. Ein vorausgewähltes Kästchen ist keine gültige Einwilligung.
Wie weise ich nach, dass eine Einwilligung erteilt wurde?
Die Antwort speichert Zeitpunkt und IP-Adresse. Zusammen mit dem Wortlaut des Formulars ergibt das Ihren Nachweis.
Was passiert, wenn jemand die Einwilligung widerruft?
Sie müssen die darauf gestützte Verarbeitung beenden und die Daten löschen oder anonymisieren. Antworten lassen sich einzeln oder gesammelt löschen.
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