DSGVO und Online-Formulare: eine praktische Checkliste
Die meisten Texte zu DSGVO und Formularen beschränken sich auf „Einwilligung einholen“. Das ist ungenau und reicht nicht aus. Dies ist eine Checkliste, mit der Sie ein Formular in zehn Minuten durchgehen können, um zu sehen, was fehlt – und, noch nützlicher, was gar nicht darin stehen muss.
Gut zu wissen: Der Gatherino-Editor und das Konto sind auf Englisch oder Tschechisch verfügbar. Die Formulare, die Ihre Teilnehmenden ausfüllen, können in 18 Sprachen angezeigt werden, einschließlich Deutsch.
Von oben nach unten vorgehen
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1. Festlegen, wofür die Daten gebraucht werden
Ein Satz pro Zweck. „Bestellung abwickeln.“ „Veranstaltungsprogramm senden.“ Ohne diesen Zweck lässt sich nichts anderes entscheiden.
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2. Jedem Zweck eine Rechtsgrundlage zuordnen
Bestellungen und kostenpflichtige Anmeldungen = Erfüllung eines Vertrags. Beantwortung einer Anfrage = berechtigte Interessen. Marketing-E-Mails = Einwilligung. Die Einwilligung ist nicht der Standardfall, sondern eine von sechs Rechtsgrundlagen.
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3. Felder streichen, die der Zweck nicht braucht
Ein Geburtsdatum im Kontaktformular, eine Personalausweisnummer bei der Workshop-Anmeldung. Was Sie nie erheben, müssen Sie nie schützen, exportieren oder löschen.
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4. Marketing von allem anderen trennen
Ein Einwilligungskästchen für den Newsletter gehört in ein eigenes Feld – nicht vorausgewählt und keine Bedingung für das Absenden.
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5. Angeben, wer Sie sind und was Sie mit den Daten tun
Verlinken Sie Ihre Datenschutzerklärung direkt neben dem Absenden-Button. Die Informationspflicht gilt auch dann, wenn Sie keine Einwilligung benötigen.
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6. Festlegen, wie lange Sie die Daten aufbewahren
Eine feste Zahl gibt es nicht – sie ergibt sich aus dem Zweck. Sobald der Zweck erfüllt ist, löschen oder anonymisieren Sie die Daten.
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7. Prüfen, wer die Antworten sehen kann
Legen Sie Teamrollen so fest, dass personenbezogene Daten nur für Personen sichtbar sind, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Häufige Fehler
„Ich willige in die Verarbeitung meiner Daten ein“ auf einem Bestellformular ergibt keinen Sinn – die Bestellung kann ohne die Daten nicht abgewickelt werden, die Einwilligung wäre also nicht freiwillig erteilt. Ein vorausgewähltes Kästchen ist keine Einwilligung. Und das Verlinken einer Datenschutzerklärung erfüllt die Informationspflicht, liefert aber keine Rechtsgrundlage.
Wobei Gatherino hilft
Die Daten liegen auf Servern in der EU, sind während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt und werden täglich gesichert. Der Zugriff auf Antworten lässt sich nach Rolle und pro Formular einschränken, sodass etwa eine Aushilfe am Empfang nicht die gesamte Datenbank sieht.
Sie können ein Einwilligungsfeld hinzufügen, dessen Wortlaut Sie selbst festlegen und das auf Ihre eigene Datenschutzerklärung verlinkt. Antworten lassen sich einzeln oder gesammelt löschen.
Was Gatherino nicht tut: Ihre Rechtsgrundlage für Sie festlegen oder Daten nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist selbstständig löschen. Das bleibt in Ihrer Verantwortung.
FAQ
Brauche ich auf jedem Formular eine Einwilligung zur Verarbeitung?
Nein. Bestellungen und Anmeldungen stützen sich in der Regel auf die Erfüllung eines Vertrags. Eine Einwilligung ist typischerweise für Marketing-E-Mails nötig.
Darf das Einwilligungskästchen vorausgewählt sein?
Nein. Ein vorausgewähltes Kästchen ist keine gültige Einwilligung.
Wie lange darf ich Antworten aufbewahren?
So lange, bis der Zweck erfüllt ist, zuzüglich etwaiger Fristen, die andere Vorschriften vorsehen (etwa im Rechnungswesen). Die genauen Zeiträume hängen von den Daten ab.
Wo sollten Antworten gespeichert werden?
An einem Ort, dessen Verarbeitung Sie nachweisen können. Server in der EU vermeiden die Drittlandübermittlung von vornherein.
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