Cómo firmar un PDF online
«¿Cómo firmo un PDF?» tiene tres respuestas distintas según la situación. Antes de buscar una herramienta, conviene aclarar si se firma un documento ajeno ya terminado o uno que todavía se está creando, y si alguien va a exigir una firma cualificada.
Dato útil: el editor y la cuenta de Gatherino están disponibles en inglés o checo. Los formularios que rellenan quienes responden pueden mostrarse en 18 idiomas, incluido el español.
Tres situaciones, tres respuestas
Tienes un PDF terminado de otra persona
Necesitas una herramienta que inserte una firma en un archivo existente. Vista Previa en macOS, Acrobat Reader y la mayoría de visores de PDF para móvil lo permiten. Gatherino no: no puede firmar un archivo subido.
El documento todavía se está creando
En este caso, firmar un PDF ya terminado es un rodeo innecesario. Si la otra parte rellena los campos de un formulario y firma allí, el PDF se genera ya firmado y nadie tiene que exportar ni subir nada.
Alguien exige una firma cualificada
Cuando la ley lo exige, una firma hecha con el dedo no basta. Hace falta un certificado cualificado emitido por un prestador acreditado. Esto no es una tarea para una herramienta de formularios.
En qué se diferencian los niveles de firma
eIDAS distingue tres niveles. Una <strong>firma electrónica simple</strong> es cualquier dato electrónico que exprese la voluntad de firmar, incluida la trazada con el dedo. Según el artículo 25, apartado 1, no se le puede negar efecto jurídico por el mero hecho de ser electrónica.
Una <strong>firma electrónica avanzada</strong> debe estar vinculada de forma única al firmante y permitir detectar los cambios posteriores en el documento. Una <strong>firma electrónica cualificada</strong> es una firma avanzada basada en un certificado cualificado; en la UE tiene el mismo efecto que una firma manuscrita.
En contratos comerciales ordinarios, consentimientos, actas de entrega o pedidos, en la práctica se usa la firma simple. La firma cualificada se necesita cuando la ley la exige expresamente, y conviene comprobarlo caso por caso, porque aquí una respuesta general no sirve.
Cuando el documento todavía se está creando
- 1
Convierte el documento en un formulario
En lugar de una plantilla de Word, crea un formulario con los campos que se rellenan en cualquier caso. El resto del texto se mantiene como parte fija del documento.
- 2
Añade un campo de firma
La persona que responde firma con el dedo en el móvil o con el ratón en el ordenador. La alternativa es escribir el nombre, que se muestra con una tipografía que imita la letra manuscrita.
- 3
Activa el adjunto en PDF
Tras el envío se genera un PDF con los datos rellenados y la firma, y se envía por correo a ambas partes.
- 4
Conserva el registro de auditoría
La fecha y hora del envío, la dirección IP y el navegador se guardan junto con la firma. Es una prueba de las circunstancias, no de la identidad.
Lo que esto no resuelve
Una firma electrónica simple no verifica quién la ha realizado. Gatherino no acredita la identidad del firmante: registra qué se firmó, cuándo, desde qué dirección IP y en qué navegador. En operaciones de mayor valor, verifica también a la otra parte fuera del formulario; para actos con forma prescrita, consulta con un abogado.
Preguntas frecuentes
¿Es válida legalmente una firma con el dedo?
Es una firma electrónica simple según eIDAS y se utiliza en contratos ordinarios y consentimientos. No sirve para actos que requieran una firma cualificada.
¿Puede Gatherino firmar un PDF que subo?
No. Gatherino genera un PDF firmado a partir de la respuesta a un formulario, pero no puede firmar un archivo terminado que subas.
¿Puedo firmar desde el móvil?
Sí. Firmar con el dedo en una pantalla táctil funciona igual que con el ratón. Las tabletas son lo más cómodo.
¿Qué se guarda junto con la firma?
La imagen de la firma, la fecha y hora del envío, la dirección IP y el navegador de la persona que responde. Sirve como registro de auditoría.
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