Vahvistusviestit, jotka oikeasti säästävät työtä
Vahvistusviesti on halvin asiakaspalvelu, jonka saat koskaan. Kun se puuttuu tai ei sano mitään, kahden päivän sisällä saapuu viesti: “Hei, menikö ilmoittautumiseni läpi?” Kun viesti on hyvin kirjoitettu, sitä viestiä ei tule lainkaan.
Hyvä tietää: Gatherino-editori ja käyttäjätili ovat englanniksi tai tšekiksi. Vastaajille näytettävät lomakkeet voi näyttää 18 kielellä, myös suomeksi.
Mitä sen pitää sisältää
- Vahvistus siitä, että lähetys onnistui – heti ensimmäisessä lauseessa, ei kolmannessa kappaleessa.
- Yhteenveto siitä, mitä vastaaja täytti. Ei pelkkää “kiitos”, vaan se, mitä hän tilasi tai mihin ilmoittautui.
- Mitä tapahtuu seuraavaksi ja milloin. “Vastaamme kahden arkipäivän kuluessa” on tietoa; “otamme pian yhteyttä” ei ole.
- Miten sinut tavoittaa, jos jokin on pielessä: osoite tai puhelinnumero, ei “älä vastaa” -osoitetta.
- Maksutiedot, jos maksu tehdään tilisiirrolla. Mukaan myös viitenumero.
Eri viestit eri ihmisille
Vahvistusviestin ei tarvitse olla kaikille samanlainen. Ehdolliset viestit lähettävät eri sisällön sen mukaan, mitä vastaaja on vastannut: ennakkoon maksavat saavat maksutiedot, paikan päällä maksavat saavat sen sijaan saapumisohjeet.
Säännöt arvioidaan ylhäältä alas, ja ensimmäinen osuva sääntö voittaa. Yleinen viesti kuuluu siksi listan viimeiseksi varmistukseksi.
Vastaajan sähköpostin lisäksi kannattaa määrittää ilmoitus omalle tiimillesi. Sen ei tarvitse olla kaunis, riittää että se on nopea, ja siinä on suora linkki vastaukseen.
Mitä kannattaa välttää
Älä lisää vahvistusviestiin mitään markkinointia, joka ei liity asiaan. Vahvistusviestit avataan usein juuri siksi, että ihmiset odottavat tietoa. Älä myöskään liitä mitään, mitä vastaaja ei odota: yhteenveto-PDF sopii, esite ei.
Vahvistusviestin määrittäminen Gatherinessa
Ota vahvistusviesti käyttöön lomakkeella, kirjoita teksti ja lisää vastauksen arvot. Halutessasi voit liittää mukaan yhteenveto-PDF:n, joka sisältää allekirjoituksen, jos lomake kerää sellaisen.
Tiimi-ilmoitus on erillinen asetus, joten voit lähettää lyhyen sisäisen viestin aivan muualle.
UKK
Milloin viestin pitäisi saapua?
Heti lähetyksen jälkeen. Viivästynyt vahvistus on arvoltaan vain puolet siitä, sillä siinä vaiheessa ihminen on jo päättänyt, että lähetys epäonnistui.
Voinko lisätä vastaukset sähköpostiin?
Kyllä, sekä täytettyjen arvojen yhteenvedon että koko vastauksen PDF:n.
Voivatko eri vastaukset laukaista eri viestejä?
Kyllä, ehdollisilla säännöillä. Ensimmäinen osuva sääntö voittaa.
Aiheeseen liittyvää
Kokeile Gatherinoa ilmaiseksi
Ilmainen paketti: 3 lomaketta ja 100 vastausta kuukaudessa. Ei luottokorttia, tiedot isännöidään EU:ssa.
Aloita ilmaiseksi →