GDPR e moduli online: una checklist pratica
La maggior parte dei testi su GDPR e moduli si ferma a «chiedi il consenso». Un approccio del genere è al tempo stesso impreciso e insufficiente. Ecco una checklist da applicare a un modulo in dieci minuti per capire cosa manca e, soprattutto, cosa non dovrebbe esserci affatto.
Da sapere: l'editor e l'account di Gatherino sono disponibili in inglese o ceco. I moduli compilati dai tuoi rispondenti possono essere mostrati in 18 lingue, inclusa questa.
Procedi dall'alto verso il basso
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1. Scrivi a cosa servono i dati
Una frase per ogni finalità. «Evadere l'ordine.» «Inviare il programma dell'evento.» Senza questo passaggio non si può decidere nient'altro.
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2. Assegna una base giuridica a ogni finalità
Ordini e iscrizioni a pagamento = esecuzione di un contratto. Rispondere a una richiesta = legittimo interesse. Email di marketing = consenso. Il consenso non è l'impostazione predefinita: è una delle sei basi giuridiche.
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3. Elimina i campi non necessari alla finalità
Una data di nascita in un modulo di contatto, un numero di documento d'identità per l'iscrizione a un workshop. Ciò che non raccogli non devi proteggerlo, esportarlo né cancellarlo.
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4. Separa il marketing dal resto
Il consenso alla newsletter va in una casella dedicata: non preselezionata e non obbligatoria per inviare il modulo.
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5. Indica chi sei e cosa fai con i dati
Collega la tua informativa privacy accanto al pulsante di invio. L'obbligo di informativa vale anche quando non serve il consenso.
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6. Stabilisci per quanto tempo conservi i dati
Non esiste un numero fisso: dipende dalla finalità. Una volta raggiunta la finalità, cancella o anonimizza i dati.
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7. Verifica chi può vedere le risposte
Imposta i ruoli del team in modo che i dati personali siano visibili solo a chi ne ha bisogno per il proprio lavoro.
Errori comuni
«Acconsento al trattamento dei miei dati» su un modulo d'ordine non ha senso: l'ordine non può essere evaso senza i dati, quindi il consenso non sarebbe libero. Una casella preselezionata non è consenso. E collegare un'informativa privacy soddisfa l'obbligo di informativa, ma non fornisce una base giuridica.
Dove Gatherino ti aiuta
I dati risiedono su server nell'UE, sono cifrati in transito e a riposo, e viene eseguito un backup ogni giorno. L'accesso alle risposte può essere limitato per ruolo e per modulo, così un addetto temporaneo alla reception non vede l'intero database.
Puoi aggiungere un campo di consenso con un testo che scegli tu, con il link alla tua informativa. Le risposte possono essere eliminate singolarmente o in blocco.
Gatherino non decide per te la base giuridica e non cancella i dati da solo alla scadenza di un periodo di conservazione: questo resta di tua competenza.
FAQ
Serve un consenso al trattamento su ogni modulo?
No. Ordini e iscrizioni di solito si basano sull'esecuzione di un contratto. Il consenso riguarda tipicamente le email di marketing.
La casella di consenso può essere preselezionata?
No. Una casella preselezionata non è un consenso valido.
Per quanto tempo posso conservare le risposte?
Fino al raggiungimento della finalità, più eventuali periodi previsti da altre norme (ad esempio per la contabilità). I termini precisi dipendono dal tipo di dati.
Dove devono essere conservate le risposte?
In un luogo sul quale puoi dimostrare il controllo. I server nell'UE eliminano del tutto il problema dei trasferimenti verso paesi terzi.
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