Een online inschrijfformulier maken
Een inschrijfformulier lijkt eenvoudig: naam, e-mail, klaar. Dan komt het eerste evenement waarbij de helft het telefoonnummer overslaat, drie mensen zich dubbel inschrijven en de organisator in de spreadsheet niet kan zien wie heeft betaald. In deze uitleg lees je hoe je dat voorkomt.
Goed om te weten: de Gatherino-editor en je account zijn in het Engels of Tsjechisch. De formulieren die je invullers invullen, kunnen in 18 talen worden getoond, inclusief het Nederlands.
Stap voor stap
- 1
Begin met het doel, niet met de velden
Schrijf in één zin op wat je met de gegevens gaat doen. „Ik heb een deelnemerslijst nodig voor de check-in en e-mails om het programma te versturen.” Elk veld wordt daarna getoetst aan die zin.
- 2
Voeg alleen de noodzakelijke velden toe
Naam en e-mail bijna altijd. Telefoonnummer alleen als je echt belt. Adres alleen als je iets verstuurt. Alles wat je later kunt verzamelen, hoort niet thuis in de inschrijving.
- 3
Splits deelnemerscategorieën
Heb je junior/senior, lid/niet-lid of bedrijf/particulier? Gebruik dan voorwaardelijke logica. Elke categorie ziet dan alleen de eigen vervolgvragen.
- 4
Stel de capaciteit in
Een maximumaantal reacties sluit de inschrijving zodra het vol is. Een limiet per respondent voorkomt dubbele inschrijvingen.
- 5
Plan opening en sluiting
De inschrijving opent op een exact tijdstip en sluit zichzelf na de deadline. Je hoeft er niet op te letten.
- 6
Schrijf de bevestigingsmail
Een samenvatting van waarvoor ze zich hebben ingeschreven, wanneer en waar ze moeten zijn, en wat er daarna gebeurt. Als je een vergoeding via overboeking ontvangt, horen de betaalgegevens hier thuis.
Velden die goed werken
- Volledige naam: één veld, niet twee; mensen splitsen hun naam namelijk niet allemaal op dezelfde manier.
- E-mail: het enige betrouwbare kanaal voor bevestigingen en wijzigingen.
- Categorie / deelnamevariant: deze bepaalt de rest van het formulier.
- Een vrij tekstveld voor opmerkingen: één open veld bespaart tientallen e-mails van het type „Kan ik een uur eerder komen?”.
- Toestemming voor verwerking, als de inschrijving geen uitvoering van een overeenkomst is.
De meest voorkomende fouten
Te veel velden vooraf. Een volledig adres en bedrijfsnummer bij een inschrijving voor een workshop op zaterdag maakt niemand blij en zorgt ervoor dat minder mensen het formulier afmaken.
Verplichte velden die dat niet hoeven te zijn. Elk verplicht veld is een moment waarop iemand kan afhaken.
Geen bevestiging. Als iemand geen e-mail krijgt, vraagt die binnen twee dagen of de inschrijving is gelukt. Dat is extra werk voor jou.
Gegevens verzamelen „voor de zekerheid”. Wat je nooit verzamelt, hoef je nooit te beschermen of te verwijderen.
Veelgestelde vragen
Hoeveel velden moet een inschrijfformulier hebben?
Zo weinig als het doel vereist. Een typisch evenement past in vijf tot zeven velden; de rest kun je later verzamelen.
Hoe voorkom ik dubbele inschrijvingen?
Met een limiet per respondent en detectie van dubbele inzendingen.
Heb ik toestemming voor verwerking nodig?
Niet altijd. Als de inschrijving uitvoering van een overeenkomst is (een betaald evenement), vormt de overeenkomst de rechtsgrond. Toestemming is meestal nodig voor marketing-e-mails.
Gerelateerd
Probeer Gatherino gratis
Gratis abonnement: 3 formulieren en 100 antwoorden per maand. Geen creditcard nodig, gegevens gehost in de EU.
Gratis aan de slag →