Bevestigingsmails die je echt werk besparen
Een bevestigingsmail is de goedkoopste klantenservice die je ooit zult hebben. Ontbreekt die of zegt hij niets, dan volgt binnen twee dagen een mail: “hoi, is mijn inschrijving gelukt?” Is hij goed geschreven, dan komt die mail helemaal niet.
Goed om te weten: de Gatherino-editor en je account zijn in het Engels of Tsjechisch. De formulieren die je invullers invullen, kunnen in 18 talen worden getoond, inclusief het Nederlands.
Wat hij moet bevatten
- Bevestiging dat het is gelukt — in de eerste zin, niet in de derde alinea.
- Een samenvatting van wat ze hebben ingevuld. Niet alleen “bedankt”, maar wat ze hebben besteld of waarvoor ze zich hebben aangemeld.
- Wat er daarna gebeurt en wanneer. “We reageren binnen twee werkdagen” is informatie; “we nemen snel contact op” is dat niet.
- Hoe ze je bereiken als er iets misgaat — een adres of telefoonnummer, geen onbereikbaar no-replyadres.
- Betaalgegevens, als er per overschrijving wordt betaald. Inclusief het referentienummer.
Verschillende e-mails voor verschillende mensen
De bevestiging hoeft niet voor iedereen hetzelfde te zijn. Voorwaardelijke e-mails sturen een andere boodschap, afhankelijk van wat iemand heeft geantwoord: wie vooraf betaalt, krijgt de betaalgegevens; wie bij aankomst betaalt, krijgt in plaats daarvan een routebeschrijving.
Regels worden van boven naar beneden gecontroleerd en de eerste die klopt, wint — dus de algemene e-mail hoort helemaal onderaan, als vangnet.
Naast de e-mail aan de invuller is het de moeite waard om ook een melding naar je eigen team in te stellen. Die hoeft niet mooi te zijn, wel snel, met een link rechtstreeks naar de reactie.
Wat je moet vermijden
Zet geen ongerelateerde marketing in een bevestiging — die heeft een hoog openpercentage juist omdat mensen informatie verwachten. En voeg niets bij waar ze niet op rekenen; een samenvatting als pdf wel, een catalogus niet.
Instellen in Gatherino
Schakel op het formulier de bevestigingsmail in, schrijf de tekst en voeg waarden uit de reactie in. Optioneel kun je een samenvatting als pdf bijvoegen, inclusief de handtekening als het formulier die verzamelt.
De teammelding is een aparte instelling, zodat je de korte interne melding naar een heel ander adres of kanaal kunt sturen.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet de e-mail aankomen?
Direct na het versturen. Een vertraagde bevestiging is de helft waard — tegen die tijd heeft de invuller al besloten dat het niet is gelukt.
Kan ik de antwoorden in de e-mail opnemen?
Ja, zowel een samenvatting van de ingevulde waarden als een pdf van de volledige reactie.
Kunnen verschillende antwoorden verschillende e-mails activeren?
Ja, met voorwaardelijke regels. De eerste regel die klopt, wint.
Gerelateerd
Probeer Gatherino gratis
Gratis abonnement: 3 formulieren en 100 antwoorden per maand. Geen creditcard nodig, gegevens gehost in de EU.
Gratis aan de slag →