GDPR in spletni obrazci: praktičen kontrolni seznam

Večina pisanja o GDPR in obrazcih se ustavi pri »pridobite privolitev«. To je hkrati netočno in premalo. Tole je kontrolni seznam, ki ga lahko v desetih minutah preverite na enem obrazcu – da vidite, kaj manjka, in, kar je še koristneje, kaj tam sploh ne bi smelo biti.

Začnite brezplačno →Cene

Dobro je vedeti: urejevalnik in račun Gatherino sta v angleščini ali češčini. Obrazci, ki jih izpolnjujejo vaši izpolnjevalci, so lahko prikazani v 18 jezikih, vključno s slovenščino.

Delajte od zgoraj navzdol

  1. 1

    1. Zapišite, za kaj se podatki uporabljajo

    En stavek za vsak namen. »Izpolnitev naročila.« »Pošiljanje programa dogodka.« Brez tega ni mogoče odločiti ničesar drugega.

  2. 2

    2. Vsakemu namenu določite pravno podlago

    Naročila in plačane prijave = izvajanje pogodbe. Odgovor na poizvedbo = zakoniti interesi. Marketinška e-sporočila = privolitev. Privolitev ni privzeta možnost; je ena od šestih pravnih podlag.

  3. 3

    3. Opustite polja, ki jih namen ne potrebuje

    Datum rojstva na kontaktnem obrazcu, EMŠO na prijavi na delavnico. Česar nikoli ne zbirate, vam ni treba nikoli zaščititi, izvoziti ali izbrisati.

  4. 4

    4. Ločite trženje od ostalega

    Prijava na novice naj bo v svojem potrditvenem polju – ne sme biti vnaprej označena in ne sme biti obvezna za oddajo obrazca.

  5. 5

    5. Povejte, kdo ste in kaj počnete s podatki

    Povežite politiko zasebnosti ob gumbu za oddajo. Dolžnost obveščanja velja tudi takrat, ko privolitve ne potrebujete.

  6. 6

    6. Določite, kako dolgo podatke hranite

    Ni enotnega roka – ta je odvisen od namena. Ko je namen dosežen, podatke izbrišite ali anonimizirajte.

  7. 7

    7. Preverite, kdo lahko vidi odgovore

    Nastavite vloge v ekipi tako, da so osebni podatki vidni samo tistim, ki jih njihovo delo zahteva.

Pogoste napake

»Strinjam se z obdelavo mojih podatkov« na obrazcu za naročilo nima smisla – naročila brez podatkov ni mogoče izpolniti, zato privolitev ne bi bila prostovoljna. Vnaprej označeno polje ni privolitev. Povezava na politiko zasebnosti izpolnjuje dolžnost obveščanja, vendar ne zagotavlja pravne podlage.

Kje vam Gatherino pomaga

Podatki so shranjeni na strežnikih v EU, med prenosom in v mirovanju so šifrirani, varnostne kopije pa se izdelujejo dnevno. Dostop do odgovorov lahko omejite po vlogah in po posameznem obrazcu, tako da začasni delavec na sprejemnem pultu ne vidi celotne baze.

Dodate lahko polje za privolitev, katerega besedilo napišete sami, s povezavo na vašo politiko. Odgovore lahko izbrišete posamično ali v paketu.

Česa Gatherino ne bo naredil: za vas določil pravne podlage ali sam izbrisal podatkov, ko se izteče rok hrambe. To ostaja na vaši strani.

Pogosta vprašanja

Ali potrebujem privolitev za obdelavo na vsakem obrazcu?

Ne. Naročila in prijave običajno temeljijo na izvajanju pogodbe. Privolitev je običajno potrebna za marketinška e-sporočila.

Ali je lahko potrditveno polje za privolitev vnaprej označeno?

Ne. Vnaprej označeno polje ni veljavna privolitev.

Kako dolgo smem hraniti odgovore?

Do doseženega namena, plus še toliko časa, kolikor zahtevajo drugi predpisi (npr. računovodski). Natančna obdobja so odvisna od vrste podatkov.

Kje naj hranim odgovore?

Na mestu, nad katerim lahko zagotovite nadzor. Strežniki v EU odpravijo celotno problematiko prenosov podatkov v tretje države.

Sorodno

Pravna podlagaMinimizacija podatkovGDPR in varnostPotrditvena e-sporočila, ki vam res prihranijo deloKako ustvariti spletni obrazec za prijavoKako izboljšati stopnjo izpolnjevanja obrazcev

Preizkusite Gatherino brezplačno

Brezplačni paket: 3 obrazci in 100 odgovorov na mesec. Brez kreditne kartice, podatki so gostovani v EU.

Začnite brezplačno →