Bekräftelsemail som faktiskt sparar dig arbete
Ett bekräftelsemail är den billigaste kundsupport du någonsin kommer att få. Saknas det eller säger det ingenting, dyker ett ”hej, gick min anmälan igenom?” upp inom två dagar. När det är välskrivet kommer aldrig det mejlet.
Bra att veta: Gatherino-redigeraren och kontot finns på engelska eller tjeckiska. Formulären som dina respondenter fyller i kan visas på 18 språk, inklusive svenska.
Vad det ska innehålla
- Att det gick igenom – i första meningen, inte i tredje stycket.
- En sammanfattning av vad de fyllde i. Inte bara ”tack”, utan vad de beställde eller anmälde sig till.
- Vad som händer härnäst och när. ”Vi svarar inom två arbetsdagar” är information; ”vi hör av oss snart” är det inte.
- Hur de når dig om något är fel – en adress eller ett telefonnummer, inte en noreply-adress som inte svarar.
- Betalningsuppgifter om betalningen sker via banköverföring, inklusive referensnummer.
Olika mejl till olika personer
Bekräftelsen behöver inte vara likadan för alla. Villkorade mejl skickar olika budskap beroende på vad någon svarat: de som betalar i förskott får betalningsuppgifterna; de som betalar på plats får i stället vägbeskrivning.
Reglerna utvärderas uppifrån och ned, och den första matchande regeln gäller – så det generella mejlet hör hemma sist, som ett säkerhetsnät.
Utöver mejlet till respondenten är det värt att ställa in en avisering till ditt eget team. Den behöver inte vara snygg, bara snabb, med en länk direkt till svaret.
Det här bör du undvika
Lägg inte in irrelevant marknadsföring i en bekräftelse – den har en hög öppningsgrad just för att folk väntar sig information. Och bifoga inget de inte väntar sig; en sammanfattning som PDF ja, en katalog nej.
Så ställer du in det i Gatherino
I formuläret aktiverar du bekräftelsemailet, skriver texten och infogar värden från svaret. Du kan bifoga en sammanfattnings-PDF, inklusive signaturen om formuläret samlar in en sådan.
Teamnotifieringen är en separat inställning, så du kan skicka ett kort internt meddelande någon helt annanstans.
Vanliga frågor
När ska mejlet komma?
Direkt efter inskickningen. En fördröjd bekräftelse är värd hälften så mycket – när personen får den har hen redan bestämt att det misslyckades.
Kan jag ta med svaren i mejlet?
Ja, både en sammanfattning av de ifyllda värdena och en PDF av hela svaret.
Kan olika svar utlösa olika mejl?
Ja, med villkorade regler. Den första regeln som matchar gäller.
Relaterat
Prova Gatherino gratis
Gratisplan: 3 formulär och 100 svar per månad. Inget kreditkort krävs och data lagras inom EU.
Kom igång gratis →