Bestätigungsmails, die Ihnen wirklich Arbeit ersparen
Eine Bestätigungsmail ist der günstigste Kundenservice, den Sie je haben werden. Fehlt sie oder sagt sie nichts, landet innerhalb von zwei Tagen eine Nachricht wie „Hallo, ist meine Anmeldung durchgegangen?“ in Ihrem Postfach. Ist sie gut geschrieben, kommt diese Nachricht gar nicht erst.
Gut zu wissen: Der Gatherino-Editor und das Konto sind auf Englisch oder Tschechisch verfügbar. Die Formulare, die Ihre Teilnehmenden ausfüllen, können in 18 Sprachen angezeigt werden, einschließlich Deutsch.
Was sie enthalten muss
- Die Bestätigung, dass alles angekommen ist – im ersten Satz, nicht im dritten Absatz.
- Eine Zusammenfassung der Eingaben. Nicht nur „Danke“, sondern was bestellt oder angemeldet wurde.
- Was als Nächstes passiert und wann. „Wir antworten innerhalb von zwei Werktagen“ ist eine Information; „Wir melden uns bald“ ist keine.
- Wie man Sie erreicht, falls etwas nicht stimmt – eine Adresse oder Telefonnummer, keine Noreply-Adresse ohne Rückweg.
- Zahlungsdaten, falls per Überweisung bezahlt wird. Inklusive Referenznummer.
Unterschiedliche E-Mails für unterschiedliche Personen
Die Bestätigung muss nicht für alle gleich sein. Bedingte E-Mails senden je nach Antwort eine andere Nachricht: Wer im Voraus bezahlt, erhält die Zahlungsdaten; wer bei Ankunft bezahlt, erhält stattdessen eine Anfahrtsbeschreibung.
Regeln werden von oben nach unten geprüft, und die erste passende Regel gewinnt. Deshalb gehört die allgemeine E-Mail ans Ende, als Auffangnetz.
Neben der E-Mail an die antwortende Person lohnt es sich, eine Benachrichtigung an Ihr eigenes Team einzurichten. Sie muss nicht schön sein, nur schnell, mit einem Link direkt zur Antwort.
Was Sie vermeiden sollten
Packen Sie keine fachfremde Werbung in eine Bestätigungsmail. Sie hat gerade deshalb eine hohe Öffnungsrate, weil die Leute Informationen erwarten. Und hängen Sie nichts an, womit niemand rechnet: eine Zusammenfassung als PDF ja, einen Katalog nein.
Einrichtung in Gatherino
Aktivieren Sie im Formular die Bestätigungsmail, schreiben Sie den Text und fügen Sie Werte aus der Antwort ein. Optional können Sie eine Zusammenfassung als PDF anhängen, inklusive der Unterschrift, sofern das Formular eine abfragt.
Die Team-Benachrichtigung ist eine eigene Einstellung. So lässt sich die kurze interne Nachricht auch an ganz andere Empfänger schicken.
FAQ
Wann sollte die E-Mail ankommen?
Sofort nach dem Absenden. Eine verzögerte Bestätigung ist nur halb so viel wert, denn bis dahin hat die Person oft schon angenommen, dass etwas schiefgelaufen ist.
Kann ich die Antworten in der E-Mail anzeigen?
Ja, sowohl eine Zusammenfassung der ausgefüllten Werte als auch ein PDF der gesamten Antwort.
Können unterschiedliche Antworten unterschiedliche E-Mails auslösen?
Ja, mit bedingten Regeln. Die erste passende Regel gewinnt.
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