GDPR i online obrasci: praktična kontrolna lista

Većina tekstova o GDPR-u i obrascima staje na „pribavite privolu“. To je i netočno i nedovoljno. Ovo je kontrolna lista koju možete proći za jedan obrazac u deset minuta kako biste vidjeli što nedostaje — i, što je korisnije, što uopće ne mora biti u njemu.

Počnite besplatno →Cijene

Dobro je znati: uređivač i račun u Gatherinu dostupni su na engleskom ili češkom. Obrasci koje ispunjavaju vaši korisnici mogu se prikazati na 18 jezika, uključujući hrvatski.

Radite od vrha prema dnu

  1. 1

    1. Zapišite čemu služe podaci

    Jedna rečenica po svrsi. „Ispuniti narudžbu.“ „Poslati program događanja.“ Ništa drugo ne može se odlučiti bez toga.

  2. 2

    2. Dodijelite pravnu osnovu za svaku svrhu

    Narudžbe i plaćene prijave = izvršavanje ugovora. Odgovor na upit = legitimni interes. Marketinške e-poruke = privola. Privola nije zadana osnova; ona je jedna od šest.

  3. 3

    3. Izbacite polja koja svrha ne zahtijeva

    Datum rođenja na kontakt-obrascu, osobni identifikacijski broj pri prijavi na radionicu. Ono što nikad ne prikupljate, ne morate ni štititi, izvoziti ni brisati.

  4. 4

    4. Odvojite marketing od svega ostalog

    Pristanak na newsletter treba biti u zasebnom kvadratiću — ne unaprijed označen i ne obvezan za slanje obrasca.

  5. 5

    5. Recite tko ste i što radite s podacima

    Poveznicu na pravila privatnosti postavite uz gumb za slanje. Obveza informiranja vrijedi i kad vam privola nije potrebna.

  6. 6

    6. Odredite koliko dugo čuvate podatke

    Ne postoji fiksni broj — ovisi o svrsi. Kad je svrha ispunjena, izbrišite ili anonimizirajte podatke.

  7. 7

    7. Provjerite tko može vidjeti odgovore

    Postavite uloge u timu tako da osobni podaci budu vidljivi samo osobama čiji posao to zahtijeva.

Česte pogreške

„Slažem se s obradom mojih podataka“ na obrascu za narudžbu nema smisla — narudžba se ne može ispuniti bez podataka, pa privola ne bi bila dobrovoljna. Unaprijed označen kvadratić nije privola. A poveznica na pravila privatnosti ispunjava obvezu informiranja, ali ne daje pravnu osnovu.

Gdje Gatherino pomaže

Podaci se nalaze na poslužiteljima u EU-u, šifrirani su pri prijenosu i pohrani te se svakodnevno sigurnosno kopiraju. Pristup odgovorima može se ograničiti po ulozi i po obrascu, pa privremeni djelatnik na šalteru ne vidi cijelu bazu podataka.

Možete dodati polje za privolu čiji tekst sami napišete, s poveznicom na vaša pravila. Odgovori se mogu brisati pojedinačno ili skupno.

Što Gatherino neće učiniti: umjesto vas odlučiti o pravnoj osnovi ili sam obrisati podatke kad istekne rok čuvanja. To ostaje na vama.

Česta pitanja

Treba li mi privola za obradu na svakom obrascu?

Ne. Narudžbe i prijave obično se temelje na izvršavanju ugovora. Privola se najčešće traži za marketinške e-poruke.

Smije li kvadratić za privolu biti unaprijed označen?

Ne. Unaprijed označen kvadratić nije valjana privola.

Koliko dugo smijem čuvati odgovore?

Dok svrha ne bude ispunjena, plus eventualni rok koji propisuju drugi propisi (npr. računovodstveni). Točni rokovi ovise o podacima.

Gdje treba pohraniti odgovore?

Na lokaciji čiji točan položaj možete navesti. Poslužitelji u EU-u zaobilaze cijeli problem prijenosa u treće zemlje.

Povezano

Pravna osnovaMinimizacija podatakaGDPR i sigurnostPotvrdne e-poruke koje vam zaista štede posaoKako izraditi obrazac za online prijavuKako poboljšati stopu popunjavanja obrasca

Isprobajte Gatherino besplatno

Besplatni paket: 3 obrasca i 100 odgovora mjesečno. Bez kreditne kartice, podaci pohranjeni u EU.

Počnite besplatno →