Servicerapport template
Een servicerapport legt vast wat de monteur heeft gevonden en opgelost, hoeveel tijd het kostte en welke onderdelen er zijn gebruikt. Hieronder vind je een template om te kopiëren of te downloaden voor Word, plus een versie die de monteur op de telefoon invult, met foto's en de handtekening van de klant.
Goed om te weten: de Gatherino-editor en je account zijn in het Engels of Tsjechisch. De formulieren die je invullers invullen, kunnen in 18 talen worden getoond, inclusief het Nederlands.
Servicerapport template
De template is generiek en geschikt voor ketels, airconditioning, apparaten, IT en machines. Verwijder de regels die je niet nodig hebt.
SERVICERAPPORT nr. [nummer]
Serviceverlener
[bedrijfsnaam], KvK-nummer [nummer], adres [adres], telefoon [telefoon], e-mail [e-mail]
Klant
[naam / bedrijf], KvK-nummer [nummer], adres [adres], telefoon [telefoon], e-mail [e-mail]
Adres van de werkzaamheden: [adres, indien anders]
Apparatuur
Type / model: [apparatuur]
Serienummer: [nummer]
Jaar van ingebruikname: [jaar]
Reden van het bezoek
[routinecontrole / storing / installatie / inspectie] — storing zoals beschreven door de klant: [beschrijving]
Bevindingen en uitgevoerd werk
Gevonden: [beschrijving]
Uitgevoerd: [uitgevoerd werk]
Materialen en onderdelen
[artikel] — [aantal] stuks
[artikel] — [aantal] stuks
Tijd en reis
Datum: [datum], aankomst [tijd], vertrek [tijd], gewerkte uren [aantal]
Reis: [aantal] km
Resultaat
Na de service is het apparaat [werkt / werkt met kanttekeningen / werkt niet — verder werk nodig].
Advies: [advies, datum volgende inspectie]
Handtekeningen
De klant bevestigt dat het hierboven beschreven werk is uitgevoerd en dat het apparaat is teruggegeven.
Monteur: [naam] ............................................
Klant: [naam] ............................................
Plaats [plaats], datum [datum]
Wat een servicerapport moet bevatten
Identificatie van het apparaat
Type en serienummer. Zonder deze gegevens is het rapport lastig te koppelen aan een garantieclaim, keuring of verzekeringsclaim.
Bevindingen en uitgevoerd werk
Houd de staat van het apparaat en het uitgevoerde werk gescheiden. De klant ziet waar hij voor betaalt en jij hebt bewijs bij een klacht.
Tijd, reis en onderdelen
De basis voor de factuur. Door de klant laten ondertekenen voorkomt later discussie over uren en onderdelen.
Foto's voor en na
Vaak doorslaggevend voor verzekeraars en bij klachten. In de online versie voegt de monteur ze direct aan het rapport toe.
Zo vul je een servicerapport online in en laat je het ondertekenen
- 1
Maak het formulier op basis van de template
Met de knop hieronder maak je een formulier met de velden uit deze template. Voeg velden toe, verwijder ze of hernoem ze in de editor.
- 2
Vul het ter plaatse in op je telefoon
Het formulier werkt op telefoons en tablets zonder dat je een app hoeft te installeren. Maak foto's met de camera rechtstreeks in het afbeeldingsveld.
- 3
Teken met je vinger
Een formulier kan twee handtekeningvelden hebben, zodat beide partijen ter plekke op hetzelfde apparaat tekenen.
- 4
De pdf komt per e-mail binnen
Na het verzenden wordt een pdf met de gegevens en handtekeningen gegenereerd en per e-mail verstuurd. Foto's blijven bij de reactie opgeslagen. Elke reactie slaat het tijdstip en het IP-adres op.
Wanneer een servicerapport helpt
- Onderhoud van ketels, airco's en warmtepompen
- Reparaties van apparaten en IT op locatie bij de klant
- Onderhoud van machines en apparatuur voor bedrijven
- Bewijs voor een verzekeringsclaim
- Een gerepareerd product overhandigen aan de klant
Een algemene template
De template vervangt geen juridisch of fiscaal advies. Pas hem aan op jouw situatie. Gatherino verstrekt geen juridisch advies.
Veelgestelde vragen
Is de servicerapport template gratis?
Ja. Kopieer de tekst of download hem gratis voor Word, zonder registratie. De online versie met foto's en handtekeningen werkt op het gratis abonnement tot 100 reacties per maand.
Kan de klant tekenen op de telefoon van de monteur?
Ja. Het formulier heeft een handtekeningveld voor de monteur en een voor de klant. Beiden tekenen met hun vinger op dezelfde telefoon of tablet.
Krijgt de klant een kopie?
Na het verzenden wordt een pdf gegenereerd. De klant kan aanvinken dat hij een e-mailbevestiging wil, waarna de pdf naar hem wordt verstuurd.
Hoe vind ik oude rapporten?
Elk verzonden rapport staat in het overzicht met reacties, waar je kunt zoeken, filteren en exporteren naar CSV of XLSX.
Gerelateerd
Probeer Gatherino gratis
Gratis abonnement: 3 formulieren en 100 antwoorden per maand. Geen creditcard nodig, gegevens gehost in de EU.
Gebruik dit sjabloon gratis →