RODO a formularze online: praktyczna checklista
Większość tekstów o RODO i formularzach kończy się na haśle „zbierz zgodę”. To jest zarówno niedokładne, jak i niewystarczające. Oto checklista, dzięki której w dziesięć minut sprawdzisz jeden formularz pod kątem tego, czego brakuje, a co ważniejsze, czego w nim w ogóle nie potrzeba.
Warto wiedzieć: edytor Gatherino i konto są dostępne po angielsku lub czesku. Formularze wypełniane przez respondentów mogą być wyświetlane w 18 językach, w tym po polsku.
Działaj od góry do dołu
- 1
1. Zapisz, do czego służą dane
Jedno zdanie na każdy cel. „Realizacja zamówienia.” „Wysłanie programu wydarzenia.” Bez tego nie da się podjąć żadnej innej decyzji.
- 2
2. Przypisz podstawę prawną do każdego celu
Zamówienia i płatne zapisy = wykonanie umowy. Odpowiedź na zapytanie = prawnie uzasadniony interes. E-maile marketingowe = zgoda. Zgoda nie jest domyślną podstawą; to jedna z sześciu podstaw.
- 3
3. Usuń pola, których cel nie wymaga
Data urodzenia w formularzu kontaktowym, numer dowodu osobistego przy zapisie na warsztaty. Czego nigdy nie zbierasz, tego nie musisz chronić, eksportować ani usuwać.
- 4
4. Oddziel marketing od reszty
Zgoda na newsletter powinna mieć osobne pole wyboru – nie zaznaczone domyślnie i nie wymagane do wysłania formularza.
- 5
5. Podaj, kim jesteś i co robisz z danymi
Umieść link do polityki prywatności obok przycisku wysyłania. Obowiązek informacyjny obowiązuje nawet wtedy, gdy nie potrzebujesz zgody.
- 6
6. Ustal, jak długo przechowujesz dane
Nie istnieje jedna stała liczba – wynika ona z celu. Gdy cel zostanie osiągnięty, usuń dane lub je zanonimizuj.
- 7
7. Sprawdź, kto widzi odpowiedzi
Ustaw role w zespole tak, aby dane osobowe były widoczne wyłącznie dla osób, które potrzebują ich do pracy.
Typowe błędy
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych” w formularzu zamówienia nie ma sensu – zamówienia nie da się zrealizować bez danych, więc zgoda nie byłaby dobrowolna. Pole zaznaczone domyślnie nie jest zgodą. Z kolei link do polityki prywatności spełnia obowiązek informacyjny, ale nie zastępuje podstawy prawnej.
Jak Gatherino pomaga
Dane są przechowywane na serwerach w UE, szyfrowane podczas transmisji i w spoczynku, a kopie zapasowe wykonywane są codziennie. Dostęp do odpowiedzi można ograniczać według ról i osobno dla każdego formularza, więc pracownik tymczasowy przy stanowisku przyjęć nie zobaczy całej bazy.
Możesz dodać pole zgody z treścią, którą sam napiszesz, z linkiem do własnej polityki. Odpowiedzi można usuwać pojedynczo lub zbiorczo.
Czego Gatherino nie robi: nie ustala za Ciebie podstawy prawnej i nie usuwa danych samodzielnie po upływie okresu przechowywania. To pozostaje po Twojej stronie.
FAQ
Czy potrzebuję zgody na przetwarzanie w każdym formularzu?
Nie. Zamówienia i zapisy zazwyczaj opierają się na wykonaniu umowy. Zgoda dotyczy zazwyczaj e-maili marketingowych.
Czy pole zgody może być zaznaczone domyślnie?
Nie. Pole zaznaczone domyślnie nie stanowi ważnej zgody.
Jak długo mogę przechowywać odpowiedzi?
Do momentu osiągnięcia celu, plus okres wymagany przez inne przepisy (np. dotyczące rachunkowości). Dokładne terminy zależą od rodzaju danych.
Gdzie powinny być przechowywane odpowiedzi?
W miejscu, które potrafisz udokumentować. Serwery w UE pozwalają uniknąć całego problemu transferu danych do państw trzecich.
Powiązane
Wypróbuj Gatherino za darmo
Plan darmowy: 3 formularze i 100 odpowiedzi miesięcznie. Bez karty kredytowej, dane hostowane w UE.
Zacznij za darmo →