GDPR та онлайн-форми: практичний чекліст
Більшість матеріалів про GDPR і форми зводяться до «отримайте згоду». Це одночасно неточно і недостатньо. Перед вами чекліст, який можна пройти за десять хвилин для однієї форми: він покаже, чого бракує, а головне — що взагалі не потрібно вказувати.
Варто знати: редактор і обліковий запис Gatherino доступні англійською або чеською мовами. Форми, які заповнюють ваші респонденти, можна показувати 18 мовами, зокрема українською.
Працюйте зверху вниз
- 1
1. Запишіть, для чого потрібні дані
Одне речення на кожну мету. «Виконати замовлення». «Надіслати програму заходу». Без цього не можна вирішити жодного іншого питання.
- 2
2. Призначте правову підставу для кожної мети
Замовлення та платні реєстрації = виконання договору. Відповідь на запит = законні інтереси. Маркетингові листи = згода. Згода не є типовим варіантом за замовчуванням; це одна з шести правових підстав.
- 3
3. Приберіть поля, які не потрібні для мети
Дата народження у формі зв'язку, національний ідентифікаційний номер для реєстрації на майстер-клас. Те, що ви ніколи не збираєте, не потрібно захищати, експортувати чи видаляти.
- 4
4. Відокремте маркетинг від усього іншого
Згода на розсилку має бути окремим прапорцем — не встановленим заздалегідь і не обов'язковим для надсилання форми.
- 5
5. Вкажіть, хто ви і що робите з даними
Розмістіть посилання на політику конфіденційності поруч із кнопкою надсилання. Обов'язок інформувати діє навіть тоді, коли згода не потрібна.
- 6
6. Визначте, як довго зберігати дані
Фіксованого терміну не існує — він випливає з мети. Щойно мету досягнуто, видаліть дані або знеособте їх.
- 7
7. Перевірте, хто бачить відповіді
Налаштуйте ролі в команді так, щоб персональні дані були видимі лише тим, кому це потрібно для роботи.
Типові помилки
«Я погоджуюся на обробку моїх даних» у формі замовлення не має сенсу: замовлення неможливо виконати без даних, тож згода не була б добровільною. Прапорець, встановлений заздалегідь, — не згода. А посилання на політику конфіденційності виконує обов'язок інформувати, але не замінює правової підстави.
Чим допомагає Gatherino
Дані зберігаються на серверах у ЄС, шифруються під час передачі та у зберіганні, а резервні копії створюються щодня. Доступ до відповідей можна обмежувати за роллю та для кожної форми, тож тимчасовий співробітник на стійці реєстрації не бачить усю базу даних.
Можна додати поле згоди з текстом, який ви пишете самі, з посиланням на вашу політику. Відповіді можна видаляти окремо або масово.
Чого Gatherino не робить: не визначає за вас правову підставу і не видаляє дані самостійно після завершення строку зберігання. Це залишається за вами.
Часті питання
Чи потрібна окрема згода на обробку в кожній формі?
Ні. Замовлення та реєстрації зазвичай ґрунтуються на виконанні договору. Згода, як правило, потрібна для маркетингових листів.
Чи можна встановлювати прапорець згоди заздалегідь?
Ні. Прапорець, встановлений заздалегідь, не є дійсною згодою.
Скільки часу можна зберігати відповіді?
Доки не буде досягнуто мети, плюс будь-який строк, який вимагають інші правила (наприклад, для бухгалтерського обліку). Точні строки залежать від даних.
Де мають зберігатися відповіді?
У місці, де ви можете довести, що дані перебувають під контролем. Сервери в ЄС знімають усю проблематику передачі даних до третіх країн.
Схожі матеріали
Спробуйте Gatherino безкоштовно
Безкоштовний тариф: 3 форми та 100 відповідей на місяць. Банківська картка не потрібна, дані зберігаються в ЄС.
Почніть безкоштовно →