Emails de confirmation qui vous font vraiment gagner du temps
Un email de confirmation est le service client le moins cher que vous aurez jamais. Quand il manque ou ne dit rien, un « bonjour, mon inscription est-elle bien passée ? » arrive dans les deux jours. Bien rédigé, ce second message n'arrive jamais.
Bon à savoir : l'éditeur et le compte Gatherino sont disponibles en anglais ou en tchèque. Les formulaires que vos répondants remplissent peuvent s'afficher dans 18 langues, dont le français.
Ce qu'il doit contenir
- Confirmation de l'envoi : la première phrase, pas le troisième paragraphe.
- Un récapitulatif de ce qui a été saisi. Pas seulement « merci », mais ce qu'ils ont commandé ou pour quoi ils se sont inscrits.
- Ce qui se passe ensuite et quand. « Nous vous répondrons sous deux jours ouvrés » est une information ; « nous vous recontacterons bientôt » n'en est pas une.
- Comment vous joindre en cas de problème : une adresse ou un numéro de téléphone, pas une adresse « ne pas répondre ».
- Coordonnées de paiement si le règlement se fait par virement, avec la référence du paiement.
Des emails différents selon les personnes
Une confirmation n'a pas à être identique pour tout le monde. Les emails conditionnels envoient un message différent selon la réponse donnée : ceux qui paient à l'avance reçoivent les coordonnées de paiement ; ceux qui paient sur place reçoivent plutôt les indications d'accès.
Les règles sont évaluées de haut en bas et la première correspondance l'emporte. L'email générique doit donc se trouver en dernier, comme filet de sécurité.
En plus de l'email du répondant, il vaut la peine de configurer une notification pour votre propre équipe. Elle n'a pas besoin d'être soignée, seulement rapide, avec un lien direct vers la réponse.
À éviter
Ne mettez pas de publicité sans rapport dans une confirmation. Elle a un taux d'ouverture élevé précisément parce que les personnes attendent une information. Et ne joignez rien d'inattendu : un PDF récapitulatif oui, un catalogue non.
Le configurer dans Gatherino
Dans le formulaire, activez l'email de confirmation, rédigez le texte et insérez les valeurs de la réponse. Vous pouvez aussi joindre un PDF récapitulatif, incluant la signature si le formulaire en collecte une.
La notification à l'équipe est un paramètre distinct : vous pouvez donc envoyer un court message interne à un autre destinataire.
FAQ
Quand l'email doit-il arriver ?
Immédiatement après l'envoi. Une confirmation tardive vaut moitié moins : à ce moment-là, la personne a déjà conclu que cela n'a pas fonctionné.
Peut-on inclure les réponses dans l'email ?
Oui, aussi bien un récapitulatif des valeurs saisies qu'un PDF de la réponse complète.
Des réponses différentes peuvent-elles déclencher des emails différents ?
Oui, grâce aux règles conditionnelles. La première règle correspondante l'emporte.
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