Comment créer un formulaire d'inscription en ligne
Un formulaire d'inscription paraît anodin : nom, e-mail, et c'est fait. Puis vient le premier événement où la moitié des gens oublie le numéro de téléphone, où trois personnes s'inscrivent deux fois, et où l'organisateur ne peut pas savoir, à partir du tableur, qui a payé. Ce guide vous explique comment éviter ces situations.
Bon à savoir : l'éditeur et le compte Gatherino sont disponibles en anglais ou en tchèque. Les formulaires que vos répondants remplissent peuvent s'afficher dans 18 langues, dont le français.
Étape par étape
- 1
Partez de l'objectif, pas des champs
Rédigez une phrase décrivant ce que vous ferez des données. « J'ai besoin d'une liste des participants pour le contrôle à l'entrée et d'e-mails pour envoyer le programme. » Chaque champ sera ensuite évalué au regard de cette phrase.
- 2
Ne gardez que les champs nécessaires
Le nom et l'e-mail, presque toujours. Le téléphone uniquement si vous appelez réellement. L'adresse uniquement si vous expédiez quelque chose. Ce que vous pouvez collecter plus tard n'a pas sa place dans l'inscription.
- 3
Séparez les catégories de participants
Si vous avez des catégories junior/senior, membre/non-membre ou entreprise/particulier, utilisez une logique conditionnelle. Chaque catégorie ne verra alors que ses propres questions complémentaires.
- 4
Définissez la capacité
Un nombre maximal de réponses clôt les inscriptions dès que le quota est atteint. Une limite par personne évite les inscriptions en double.
- 5
Programmez l'ouverture et la clôture
Les inscriptions s'ouvrent à une heure précise et se ferment automatiquement après la date limite, sans que vous ayez à intervenir.
- 6
Rédigez l'e-mail de confirmation
Un récapitulatif de ce à quoi la personne s'est inscrite, la date et le lieu où se présenter, et la suite des événements. Si vous encaissez des frais par virement, les coordonnées de paiement doivent figurer ici.
Des champs qui fonctionnent bien
- Nom complet : un seul champ, pas deux, car les gens découpent leur nom différemment.
- E-mail : le seul canal fiable pour les confirmations et les modifications.
- Catégorie / variante de participation : elle détermine la suite du formulaire.
- Une note libre : un seul champ ouvert évite des dizaines d'e-mails du type « puis-je arriver une heure plus tôt ? »
- Un consentement au traitement, si l'inscription ne relève pas de l'exécution d'un contrat.
Les erreurs les plus courantes
Trop de champs dès le départ. Une adresse complète et un numéro d'identification d'entreprise pour une inscription à un atelier du samedi ne plaisent à personne et font chuter le taux de complétion.
Des champs obligatoires qui ne devraient pas l'être. Chaque champ obligatoire est une occasion d'abandonner l'inscription.
L'absence de confirmation. Si la personne ne reçoit aucun e-mail, elle vous demandera dans les deux jours si son inscription a bien été prise en compte, ce qui vous donnera du travail supplémentaire.
Collecter des données « au cas où ». Ce que vous ne collectez jamais, vous n'avez jamais à le protéger ni à le supprimer.
FAQ
Combien de champs un formulaire d'inscription doit-il comporter ?
Le minimum nécessaire à votre objectif. Un événement type tient dans cinq à sept champs ; le reste peut être collecté plus tard.
Comment éviter les inscriptions en double ?
Avec une limite de réponses par personne et une détection des doublons.
Faut-il un consentement au traitement ?
Pas toujours : si l'inscription relève de l'exécution d'un contrat (événement payant), le contrat constitue la base juridique. Le consentement est en général nécessaire pour les e-mails marketing.
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