RGPD et formulaires en ligne : une liste de contrôle pratique
La plupart des contenus sur le RGPD et les formulaires s'arrêtent à « obtenir le consentement ». C'est à la fois inexact et insuffisant. Voici une liste de contrôle à parcourir sur un formulaire en dix minutes pour repérer ce qui manque et, plus utile encore, ce qui n'a pas besoin d'y figurer du tout.
Bon à savoir : l'éditeur et le compte Gatherino sont disponibles en anglais ou en tchèque. Les formulaires que vos répondants remplissent peuvent s'afficher dans 18 langues, dont le français.
Procédez de haut en bas
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1. Définissez à quoi servent les données
Une phrase par finalité. « Exécuter la commande. » « Envoyer le programme de l'événement. » Rien d'autre ne peut être décidé sans cela.
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2. Attribuez une base légale à chaque finalité
Commandes et inscriptions payantes = exécution d'un contrat. Réponse à une demande = intérêt légitime. E-mails marketing = consentement. Le consentement n'est pas la règle par défaut : c'est l'une des six bases légales.
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3. Supprimez les champs dont la finalité n'a pas besoin
Une date de naissance sur un formulaire de contact, un numéro de pièce d'identité pour une inscription à un atelier. Ce que vous ne collectez jamais, vous n'avez jamais à le protéger, l'exporter ou le supprimer.
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4. Séparez le marketing du reste
L'accord pour la newsletter doit faire l'objet d'une case distincte : non pré-cochée, et non obligatoire pour envoyer le formulaire.
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5. Indiquez qui vous êtes et ce que vous faites des données
Ajoutez un lien vers votre politique de confidentialité à côté du bouton d'envoi. L'obligation d'information s'applique même lorsque vous n'avez pas besoin de consentement.
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6. Déterminez la durée de conservation des données
Il n'existe pas de durée fixe : elle découle de la finalité. Une fois la finalité atteinte, supprimez ou anonymisez les données.
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7. Vérifiez qui peut voir les réponses
Définissez des rôles d'équipe afin que les données personnelles ne soient visibles que par les personnes dont la mission l'exige.
Erreurs courantes
« J'accepte le traitement de mes données » sur un formulaire de commande n'a pas de sens : la commande ne peut pas être traitée sans ces données, le consentement ne serait donc pas libre. Une case pré-cochée n'est pas un consentement. Et un lien vers la politique de confidentialité satisfait l'obligation d'information, mais ne fournit pas de base légale.
Ce que Gatherino vous apporte
Les données sont hébergées sur des serveurs situés dans l'UE, chiffrées en transit et au repos, et sauvegardées chaque jour. L'accès aux réponses peut être limité par rôle et par formulaire, afin qu'un intérimaire au poste d'accueil ne voie pas l'ensemble de la base.
Vous pouvez ajouter un champ de consentement dont vous rédigez vous-même le libellé, avec un lien vers votre propre politique. Les réponses peuvent être supprimées une à une ou en masse.
Ce que Gatherino ne fera pas : décider à votre place de votre base légale, ni supprimer des données de lui-même à l'expiration d'une durée de conservation. Cela vous revient.
FAQ
Faut-il un consentement au traitement sur chaque formulaire ?
Non. Les commandes et inscriptions reposent généralement sur l'exécution d'un contrat. Le consentement concerne en général les e-mails marketing.
La case de consentement peut-elle être pré-cochée ?
Non. Une case pré-cochée ne constitue pas un consentement valable.
Combien de temps puis-je conserver les réponses ?
Jusqu'à ce que la finalité soit atteinte, plus toute durée imposée par d'autres règles (comptabilité, par exemple). Les durées exactes dépendent des données.
Où les réponses doivent-elles être stockées ?
Dans un lieu que vous pouvez justifier. Des serveurs situés dans l'UE évitent d'avoir à gérer les transferts vers des pays tiers.
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