Consentement au traitement des données : un modèle
Le consentement est l'instrument le plus utilisé du RGPD, et pourtant le plus souvent employé sans nécessité. Avant de remplir un modèle, vérifiez si vous en avez réellement besoin : pour une grande partie des formulaires, la réponse est non.
Bon à savoir : l'éditeur et le compte Gatherino sont disponibles en anglais ou en tchèque. Les formulaires que vos répondants remplissent peuvent s'afficher dans 18 langues, dont le français.
Premièrement : en avez-vous vraiment besoin ?
Le RGPD prévoit six bases légales, dont le consentement n'est qu'une possibilité. Pour une commande, une inscription à un événement payant ou un retour, la base est l'exécution d'un contrat : celui-ci ne peut être exécuté sans les coordonnées du client, le consentement est donc inutile et le demander n'a pas de sens. Pour répondre à une demande de renseignements, l'intérêt légitime couvre généralement ce traitement.
Le consentement est nécessaire lorsque le traitement n'est indispensable à aucune des finalités ci-dessus, par exemple pour les e-mails marketing, la conservation d'un CV en vue de futures offres ou la publication de photographies.
En pratique, une case « J'accepte le traitement de mes données » imposée pour valider une commande est une erreur. Le consentement doit être libre : si vous ne traitez pas la commande sans lui, il n'est pas libre.
Ce que le consentement doit contenir
- L'identité du responsable de traitement : nom, numéro d'immatriculation de l'entreprise et coordonnées.
- Les données traitées et la finalité précise du traitement.
- La durée de conservation, ou la manière dont elle est déterminée.
- Les destinataires éventuels des données.
- La mention que le consentement peut être retiré à tout moment, ainsi que la procédure à suivre.
- Un lien vers votre politique de confidentialité.
Recueillir le consentement avec un formulaire
La case de consentement
Une case à cocher accompagnée de votre propre formulation, pouvant contenir un lien vers votre politique. Elle ne doit pas être précochée.
Séparer les finalités
Le marketing doit faire l'objet d'une case distincte, non obligatoire pour l'envoi du formulaire. Un consentement unique couvrant tout est non conforme.
Preuve
La date et l'heure de soumission ainsi que l'adresse IP sont enregistrées avec la réponse. Vous pouvez ainsi démontrer à quel moment le consentement a été donné et selon quelle formulation.
Retrait
Gérez le retrait du consentement avec un second formulaire ou par e-mail. Les réponses peuvent ensuite être supprimées une à une ou en masse.
Il ne s'agit pas d'un conseil juridique, et Gatherino n'en fournit pas. Pour les cas sensibles, faites valider la formulation et le choix de votre base légale par un avocat : l'analyse dépend de ce que vous faites concrètement des données.
FAQ
Ai-je besoin d'un consentement pour chaque formulaire ?
Non. Les commandes et les inscriptions reposent généralement sur l'exécution d'un contrat. Le consentement concerne en général le marketing.
La case peut-elle être précochée ?
Non. Une case précochée ne constitue pas un consentement valable.
Comment prouver que le consentement a été donné ?
La réponse enregistre la date, l'heure et l'adresse IP ; ces éléments, avec la formulation du formulaire, constituent votre preuve.
Que se passe-t-il si quelqu'un retire son consentement ?
Vous devez cesser le traitement fondé sur ce consentement et supprimer les données ou les rendre anonymes. Les réponses peuvent être supprimées une à une ou en masse.
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