Modèle de fiche de renseignements pour nouveau salarié
Les nouveaux salariés remplissent une fiche de renseignements à leur embauche. L'employeur s'en sert pour la paie, la déclaration fiscale et l'affiliation à la sécurité sociale. Vous trouverez ci-dessous un modèle à copier ou à télécharger pour Word, ainsi qu'une version en ligne que le salarié complète depuis son domicile avant son premier jour.
Bon à savoir : l'éditeur et le compte Gatherino sont disponibles en anglais ou en tchèque. Les formulaires que vos répondants remplissent peuvent s'afficher dans 18 langues, dont le français.
Modèle de fiche de renseignements salarié
Ne demandez que ce dont vous avez réellement besoin pour l'emploi, la paie et les assurances. Adaptez les champs aux règles de votre pays.
FICHE DE RENSEIGNEMENTS SALARIÉ
Données personnelles
Nom complet : [nom complet], nom de naissance : [nom]
Date et lieu de naissance : [date], [lieu]
Numéro de sécurité sociale / identifiant national : [numéro]
Nationalité : [nationalité]
Numéro de carte d'identité / passeport : [numéro]
Coordonnées et adresse
Adresse permanente : [adresse]
Adresse postale : [adresse, si différente]
Téléphone : [téléphone], e-mail : [e-mail]
Assurance et rémunération
Caisse d'assurance maladie : [nom]
Compte bancaire pour le salaire : [numéro de compte]
Bénéficiaire d'une pension : [non / oui — type]
Autre emploi exercé en parallèle : [non / oui — employeur]
Fiscalité
Déclaration fiscale / abattements demandés auprès de cet employeur : [oui / non]
Formation et expérience
Diplôme le plus élevé : [niveau], domaine : [domaine]
Expérience professionnelle précédente : [employeur, période]
Personne à prévenir en cas d'urgence
[nom, lien de parenté, téléphone] (facultatif)
Déclaration et signature
Je déclare que les informations ci-dessus sont exactes et que je signalerai sans délai à l'employeur tout changement.
Lieu [lieu], date [date]
............................................
signature du salarié
Ce que les employeurs ne doivent pas demander
Situation familiale et grossesse
Dans de nombreux pays, dont la République tchèque, l'employeur ne peut pas interroger le salarié sur une grossesse, sa situation familiale ou sa situation financière.
Données sensibles
L'orientation sexuelle, l'origine ethnique, l'appartenance à un syndicat ou à un parti politique et la religion n'ont pas leur place dans le formulaire.
Casier judiciaire
Ne le demandez que lorsque la nature du poste ou une loi spécifique le justifie.
Uniquement le nécessaire
Selon le RGPD, ne collectez que les données nécessaires à la finalité déclarée.
Comment envoyer le formulaire en ligne à un nouveau salarié
- 1
Créer le formulaire à partir du modèle
Le bouton ci-dessous crée un formulaire avec les champs de ce modèle. Ajustez-les dans l'éditeur.
- 2
Envoyer le lien avant le premier jour
Le salarié le remplit depuis son domicile, sur téléphone ou ordinateur, sans compte ni application.
- 3
Pièces jointes dans le formulaire
Les certificats ou documents d'un ancien employeur sont joints sous forme de fichiers à la réponse.
- 4
PDF et export pour la paie
Le formulaire signé est transmis au format PDF. Exportez les informations de tous les nouveaux salariés au format CSV ou XLSX.
Un modèle général
Ce modèle ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal. Adaptez-le à votre situation. Gatherino ne fournit pas de conseil juridique.
FAQ
Le formulaire est-il obligatoire ?
Son format n'est pas imposé, mais les employeurs ont besoin de ces informations pour la paie, la déclaration fiscale et l'affiliation aux assurances. Le formulaire est le moyen le plus simple de les recueillir.
Les données sont-elles sécurisées dans Gatherino ?
Les données sont stockées dans l'UE, les transferts sont chiffrés et seuls les membres de votre espace de travail peuvent consulter les réponses.
Le salarié peut-il signer en ligne ?
Oui, au doigt ou à la souris dans le champ de signature. Chaque réponse enregistre l'heure et l'adresse IP comme piste d'audit.
Le modèle est-il gratuit ?
Oui. Copiez le texte ou téléchargez-le pour Word gratuitement, sans inscription. La version en ligne est incluse dans le forfait gratuit, jusqu'à 100 réponses par mois.
Pages connexes
Essayez Gatherino gratuitement
Offre gratuite : 3 formulaires et 100 réponses par mois. Sans carte bancaire, données hébergées dans l'UE.
Utiliser ce modèle gratuitement →